U hebt waarschijnlijk geen moeite om dit scenario voor te stellen: u ontvangt een uitnodiging voor een prestigieuze conferentie waarop u volop mogelijkheden heeft om te netwerken en uw bedrijfsactiviteiten uit te breiden. Je staat nu echter voor de hindernis om je baas ervan te overtuigen dat je aanwezig kunt zijn. Het rechtvaardigen van onkosten kan tot kreunen van somberheid leiden, maar organisatie en voorbereiding zullen u helpen uw doel te bereiken.
Stel een overtuigend argument op dat uw meerderen overtuigt van de noodzaak van de kosten in kwestie. Overtuig je bazen dat je dit geld moet uitgeven aan dit specifieke object of deze service. Bewijs dat deze uitgave zal leiden tot een hoog rendement op de investering. Presenteer zoveel mogelijk ondersteunende documentatie om uw punt over te brengen.
Bereken de exacte kosten van deze uitgave en presenteer de som aan uw bazen. Uw berekeningen zullen hun gedachten op hun gemak stellen, aantonen dat u dit volledig hebt overwogen en niet van plan bent om geld te verspillen. Het presenteren van de verwachte kosten van de uitgave kan ook de angst verlichten dat de geplande uitgaven schandalig zullen zijn. Als u ook de kosten kunt bepalen van het niet uitgeven van het geld aan het artikel of de service, maakt u deze cijfers ook om uw punt naar huis te rijden.
Vul alle onkostenformulieren in volgens de instructies. De meeste organisaties hebben een formeel systeem voor het indienen van onkostenverklaringen. De boekhoudafdeling vereist waarschijnlijk dat u een formulier invult dat de kosten van de aankoop rechtvaardigt. Vergeet niet om velden in het document te verwaarlozen, want het vergeten om een detail op te nemen, kan later voor problemen zorgen.
Dien documentatie in over alles wat met de uitgave te maken heeft. Managers willen precies zien waar het geld naartoe gaat; door een papieren spoor te geven, helpt u hen begrijpen waarom u dit specifieke artikel of deze service moest kopen. Neem elke afzonderlijke bon of document op die relevant is voor de uitgave, zodat niemand u kan aanklagen wegens verduistering.
