In een dag van de tijd van technologie, redundantieprocessen, terabytes, gigabytes en dubbele kopieën van informatie, is recordbeheer een alledaagse, maar toch kritische praktijk die alle organisaties zouden moeten hebben vastgelegd. Steeds vaker wordt de aanpak van het bewaren van databestanden het brood en boter van goede zakelijke besluitvorming.
Wat Record Management betreft
Recordsbeheer omvat meerdere gebieden voor gegevensverzameling, opslag en uiteindelijk de juiste vernietiging. De wetenschap is opgedeeld in meerdere categorieën: invoer en verzameling, opslag, redundantie en back-up en reductie. De invoer en verzameling stellen protocollen vast voor werknemers om te volgen hoe gegevens worden gecreëerd en het bestandssysteem dat het moet volgen om later gemakkelijk terug te halen. Het geeft ook aan wat moet worden bewaard en wat niet moet. Opslag kan zowel hardcopy- als elektronische bestanden omvatten en stelt parameters vast voor wat opslagmiddelen zijn toegestaan en wat niet (dat wil zeggen harde schijven versus papieren mappen versus netwerken of flashdrives). Redundantie en back-up betreffen het onderhouden van veiligheidskopieën van belangrijke informatie in geval van een ramp. En ten slotte specificeert reductie de toegestane methoden voor gegevensvernietiging en eliminatie van de bedrijfssystemen.
Statistische bijstand voor besluitvorming
Recordsbeheer maakt eenvoudige verzameling van statistieken mogelijk. Veel van de zakelijke besluitvorming is gebaseerd op trendanalyse. Trendanalyse wordt ontwikkeld en gebouwd op basis van het vinden van patronen in informatie en gegevens en het maken van conclusies over het gedrag van die patronen. Hoe beter het informatiemanagement, de betere trendanalyse en gerelateerde zakelijke kennis.
Vermijden van informatieverlies
Een ander belangrijk onderdeel van records management is het voorkomen van gegevensverlies. Het kan heel gemakkelijk gebeuren: een bestand wordt verwijderd, de verkeerde map wordt versnipperd, een slechte medewerker loopt het gebouw uit met gevoelige gegevens.
Recordsbeheer zorgt ervoor dat er preventieve processen zijn om informatie op een beschermde manier te organiseren en te archiveren. Vervolgens worden redundanties in het spel gebracht, zoals back-upsystemen en meerdere repository's voor kopieën, dus als een bestandssysteem wordt vernietigd, kan het snel worden vervangen door een recente kopie. Tot slot helpen beveiligingsmaatregelen bij het vastleggen van gegevens waarmee wordt geknoeid, waardoor het welzijn en de interesses van een bedrijf in gevaar kunnen komen.
Organisatorische voordelen
Recordbeheer verbetert de efficiëntie. Gegevens worden sneller en eenvoudiger gevonden en de besluitvorming wordt verbeterd door onmiddellijke analyse en het ophalen van informatie. Verbeterde archivering zorgt voor minder verspilling van middelen. Er wordt minder papier en opslagruimte gebruikt wanneer de juiste protocollen worden gevolgd. Onopzettelijke vernietiging en permanent verlies wordt voorkomen wanneer een goed archiefbeheer ervoor zorgt dat er recente back-upkopieën bestaan. Recordsbeheer onderhoudt ook een papieren spoor om de acties van het bedrijf tijdens rechtszaken te helpen verdedigen. Ten slotte helpt records management om een goede organisatie te behouden bij het omgaan met, reageren op en bedienen van klanten of projecten. Door een georganiseerd systeem voor het verzamelen van informatie te houden, kunnen waardevolle gegevens en informatie worden teruggevonden wanneer dat specifiek nodig is voor een klant of project.
Outsourcing als een optie
Veel bedrijven willen toegewijd blijven aan hun kernspecialiteiten en willen niet zo last hebben van het onderhouden van datasystemen. In dergelijke gevallen kan het zeer voordelig zijn om een partner of leverancier te gebruiken om records management te beheren en te beheren, zodat het klantbedrijf zich kan concentreren op zijn kernactiviteiten. De administratie komt simpelweg neer op het betalen voor een dienst die verzekert dat de opgeslagen informatie wordt verzameld en onderhouden zoals de klant het nodig heeft voor de besluitvorming. Veel grotere bedrijven zijn deze richting opgegaan om efficiënter te zijn, soms alleen back-upservices uitbesteden en anderen volledige recordsystemen overdragen aan leveranciers voor een beter beheer.
