Voorbeelden van klantbrieven

Richt uw doel wanneer u een klacht indient, of wanneer u om assistentie bij de klantenservice verzoekt. Win de strijd om klantenservice door je eigen frustratie te beheersen en een beleefd, samenhangend verzoek om een remedie samen te stellen. Schrijf een klantenservicebrief om resultaten te krijgen door enkele eenvoudige richtlijnen te volgen, net zoals de traditie onder journalisten.

Wie?

Richt je brief zorgvuldig. "Zorg ervoor dat je het stuurt naar … degene die er iets aan kan doen", zegt Rosalie Maggio, auteur van How to Say It.

Onderzoek de juiste naam en adres; niet raden of aannemen. Beantwoord uw klacht aan "John Smith, directeur klantenservice, ABC Gadget Corporation" met het juiste adres in plaats van alleen maar "Customer Service Department".

Bel het kantoor van het bedrijf voor informatie, zoek online bronnen zoals Hoover's (hulpbron hieronder), of probeer het Better Business Bureau als u meer hulp nodig heeft.

Wat, waar en wanneer?

Gebruik waardige taal in uw brief. Geef aan welk product of welke service het onderwerp van uw klacht is. Geef details op zoals merk, model, jaar, datum van levering of installatiedatum.

"Wees bij het beschrijven van het probleem specifiek en to the point: alleen het feit dat het product" niet werkte "biedt onvoldoende informatie." Een gedetailleerde samenvatting van uw klacht zal het bedrijf helpen bij het oplossen van uw probleem, "stelt The RocketLawyer-website, die sjablonen voor klantklachtenbrieven biedt.

"Ik kocht drie weken geleden een MagnaGadget-set en begon problemen te ondervinden zodra ik hem uitgepakt had. De gadgets zouden niet op het rek of aan het handvat blijven", geeft veel meer informatie dan "je producten stinken!" Geef het bedrijf de tools die ze nodig hebben om uw klacht aan te pakken.

Hoe?

Maak een lijst van de stappen die u tot nu toe hebt ondernomen om het probleem op te lossen. Leg uit wat je hebt gedaan en welke reactie je hebt ontvangen.

"De winkel waar ik de set kocht, verwees me naar de plaatselijke klantenservice hier in Metro. Meneer George Allenby op dat kantoor verklaarde dat ze me niet konden helpen omdat ik de set kocht bij een discountwinkel. Mijn aankoop was gebaseerd op ABC's reputatie voor betrouwbare gadgets en ik ben tot nu toe erg teleurgesteld in de reactie."

Bied een specifieke en bevredigende oplossing voor het probleem. "Ik geloof dat ABC een goed product maakt, dit is waarschijnlijk een kleine fout voor het bedrijf, maar het is een groot probleem voor mij. Als ABC de defecte MagnaGadget-set zou vervangen, zou ik gelukkig zijn." Geef het bedrijf een manier om dingen recht te zetten, maar wees redelijk.

Waarom?

Behandel de ontvanger van de brief als je behandeld wilt worden: waardigheid en stevige goede manieren zullen je een beter resultaat geven dan grof en aanstootgevend gedrag. Volg dit advies: "… vergeet niet tactvol te zijn, maar stevig. Als je het gevoel hebt dat je het onrecht hebt aangedaan, blijf dan bij je wapens en wees niet tevreden totdat het probleem is verholpen", benadrukte Margaret McCarthy in Briefschrijven Makkelijk gemaakt. Verdien het respect van de ontvanger van de brief met een beleefde en redelijke benadering en u zult veel sneller geneigd zijn om het probleem naar uw tevredenheid opgelost te krijgen.