Receptionisten zijn vaak het eerste aanspreekpunt dat klanten en klanten ontmoeten wanneer zij uw bedrijf binnenkomen of spreken wanneer zij bellen. Eerste indrukken zijn van belang, dus het vinden van een receptionist met de beste mix van professionaliteit, competentie en vriendelijkheid zal een lange weg maken naar het vestigen van uw bedrijf als een goed geleide operatie.
Benchmarking van de Kwaliteiten
Human Resources Management Company The Rainmaker Group beveelt aan om systematisch de belangrijkste kenmerken van een kwaliteitsvolle receptionist te identificeren voordat het interview- en huurproces begint. Omdat receptionisten meestal het eerste contactpunt van de buitenwereld zijn, moet de boodschap die de receptionist verstuurt, overeenkomen met uw bedrijfsimago. De gedragsstijl, waarden en motivators van een receptioniste, samen met de vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten van mensen, zijn volgens Rainmaker enorm belangrijk. Hoewel professionaliteit en competentie altijd belangrijk zijn, kunnen de gewenste persoonlijke kwaliteiten verschillen van bijvoorbeeld een kunstgalerie en een advocatenkantoor.
Gewaarborgd gedrag
Hoewel bedrijfsimago belangrijk is, delen alle receptionisten van hoge kwaliteit specifieke gedragskenmerken waardoor ze effectieve teamleden zijn. Ten eerste moeten receptionisten klantgericht zijn - inclusief de klanten die ook collega's zijn. Receptionisten moeten ook genieten van het praten met mensen, en niet van frequente onderbrekingen zoals een rinkelende telefoon of een kantoorbezoeker. Bovendien moet een receptionist zijn werkomgeving ordelijk en schoon kunnen houden; georganiseerd blijven zal helpen wanneer hij wordt geroepen om twee taken tegelijkertijd uit te voeren, een veel voorkomend verschijnsel bij de receptie. Goede communicatieve vaardigheden, waaronder het vermogen om duidelijk en met de juiste dictie te schrijven en te spreken, is ook essentieel, aldus Genius Center, een organisatie voor bedrijfsondersteuning.
Zelf motivatie
Een effectieve receptioniste moet gericht zijn op het op de juiste manier doen van dingen, volgens Rainmaker, op een manier die past bij de bedrijfscultuur en de standaard. Niet alleen moet een receptioniste snel leren hoe dingen werken, maar ze moet zich ook concentreren op het in balans brengen van een taak met het verstandig omgaan met haar eigen tijd. Leren over het bedrijf, inclusief het regelmatig beheersen van nieuwe taken en pitchen waar het meest nodig is, maakt de receptionist tot een waardevolle aanwinst. Hoewel deze vaardigheden misschien geen deel uitmaken van de officiële taakomschrijving, zijn het deze kwaliteiten die een effectieve receptioniste onderscheiden van een inefficiënte.
Persoonlijke vaardigheden
Receptionisten moeten met weinig toezicht werken en moeten diplomatieke, klantgerichte beslissingen kunnen nemen, vaak onder dwang, zonder dat hun veren gegolfd raken. Als gevolg hiervan zijn de beste receptionisten meestal flexibel en hebben uitstekende planning- en organisatievaardigheden. Ze zijn ook tactvol; houd er rekening mee dat een boze klant eerst zijn gevoelens op de receptioniste kan uiten, en een receptioniste die frustratie kan verzachten, kan het management veel hoofdbrekens besparen. Daarom zijn tactvolle goede manieren essentieel.
