Het screenen van oproepen is een kunst. U hoeft niet alleen te weten welke oproepen u moet screenen en welke u moet doorverbinden, maar u moet voldoende finesse hebben om oproepen op een elegante manier door te sturen of om de beller te vragen het later opnieuw te proberen. Vaardigheden die nodig zijn voor deze taak zijn onder meer de mogelijkheid om gedetailleerde berichten te nemen en voldoende georganiseerd te blijven om deze berichten efficiënt te kunnen archiveren, opvolgen of distribueren.
Verkrijg relevante informatie
Neem na het beantwoorden van een oproep zoveel mogelijk relevante informatie van de beller. Noteer de naam en het bedrijf van de beller en de naam van de persoon die wordt gebeld. Probeer de aard van de oproep te bepalen. Vraag gewoon: "Mag ik Mr. X de aard van uw oproep vertellen?" Dit helpt u te bepalen of meneer X de oproep wil aannemen.
Doe verstandige veroordelingen
Als u weet dat meneer X geen oproepen van advocaten neemt, kunt u de beller hiervan vriendelijk op de hoogte stellen en de oproep beleefd beëindigen. Als u een koude oproep krijgt van een zakenpartner, vraag dan Mr. X of hij de oproep wil aannemen. Als hij dat niet doet, zeg dan beleefd dat meneer X niet beschikbaar is en neem een gedetailleerde boodschap.
Maak geen lege beloftes
Als u niet zeker weet of de persoon die wordt gebeld, een oproep zal beantwoorden, neem dan niet de vrijheid om een dergelijke terugbeloproep te beloven. Onthoud bij het screenen van oproepen dat het uw taak is om zoveel mogelijk informatie van de beller te krijgen. Wat er na dat punt gebeurt, is niet jouw zorg. Bij het screenen van oproepen worden eenvoudigweg vooraf goedgekeurde bellers doorverbonden en berichten voor iedereen afgenomen.
