De meeste boekhoudsystemen bieden A / P (crediteuren) verouderingsrapporten om managers te helpen de huidige verplichtingen te beheersen. Dit rapport laat zien wat een bedrijf te danken heeft, aan wie en voor hoe lang. Als contant geld krap is, is het gebruikelijk om factuurbetalingen te plannen op het moment dat ze verschuldigd zijn en niet alle rekeningen tegelijkertijd te betalen.
Betekenis
Een A / P-verouderingsrapport helpt bedrijven niet alleen bij het beheren van cashflows, maar biedt hen ook de mogelijkheid om te profiteren van vroegtijdige betalingskortingen. Dit populaire rapport bevat gedetailleerde informatie die het management kan gebruiken bij het identificeren van fouten en discrepanties. Het totaal van een verouderingsrapport vertegenwoordigt gewoonlijk de totale huidige verplichting van een bedrijf en moet overeenkomen met het te betalen saldo in het grootboek. Als uit een verouderingsrapport blijkt dat er bijvoorbeeld $ 200 is verschuldigd, moet dit bedrag ook in het grootboek staan. Als dat niet het geval is, is onderzoek nodig om problemen te identificeren en te corrigeren.
formats
Verouderingsrapporten kunnen worden opgesteld door leverancier, factuurdatums, betalingsdatums en andere indelingen. De meest voorkomende stijl toont leveranciersnamen aan de rechterkant en vier kolommen met de naam 'binnen 30 dagen', 'tussen 30 en 60 dagen', 'tussen 61 en 90 dagen' en 'meer dan 90 dagen'. Nummers worden binnen deze kolommen geplaatst, afhankelijk van hoe lang een factuur openstaat.Gewoonlijk bevat dit rapport een kolom "totaal" aan de rechterkant, waarin alle kolomnummers worden opgeteld en een totale aansprakelijkheid wordt berekend
Analyse
Naast dat ervoor wordt gezorgd dat rekeningen op tijd worden betaald, gebruiken managers het A / P verouderingsrapport om kasstromen te analyseren en hoe de verplichtingen correleren met voorraden en kosten van verkochte goederen. Financiële ratio's kunnen nuttig zijn bij de analyse, zoals de ratio 'dagen te betalen', die wordt berekend door de gemiddelde rekeningen te delen door de kosten van verkochte goederen per dag. Wanneer deze verhouding te laag of te hoog is, is het tijd om de veroudering te analyseren en gebieden te vinden die kunnen worden verbeterd.
overwegingen
Om ouder wordende rapporten zinvolle informatie te geven, moeten de gegevens die in het crediteurenadministratiesysteem worden ingevoerd correct zijn. Zorg ervoor dat eerdere perioden worden gesloten om te voorkomen dat vermeldingen in verkeerde tijden in het verleden worden geplaatst. Zoek ook naar duplicaten in het crediteuren-masterbestand, een veel voorkomend probleem op dit gebied, waar een leverancier mogelijk meerdere keren is ingevoerd. Bij sommige systemen kunnen leveranciers gemakkelijk worden samengevoegd, waardoor het probleem met de duplicatie van records wordt gecorrigeerd. Gebruik deze functie indien beschikbaar, omdat het alternatief is om de gegevens handmatig over te dragen, wat geen efficiënt proces is.
