E-mails en andere elektronische communicatiemiddelen hebben misschien papieren letters naar de rand van het bewustzijn geduwd, maar het zou misleidend zijn om te suggereren dat de kunst van het schrijven van de letter dood is. Integendeel, bedrijven gebruiken dagelijks brieven om informatie te verzenden, belangrijke voorwaarden aan klanten te communiceren en iets tastbaars in de handen van de ontvanger te plaatsen. Een semi-formele brief is geschikt als u de ontvanger kent, maar niet als een vriend.
Is semi-formeel het juiste formaat?
Houd altijd rekening met de ontvanger bij het opstellen van een zakelijke brief. Een semi-formele brief is geschikt als u de ontvanger kent of regelmatig met hem of haar communiceert, bijvoorbeeld de accountant die zorgt voor uw boekhouding of de officemanager van uw belangrijkste leverancier. Als u de persoon helemaal niet kent, kiest u een formele letterstijl. Semi-formele brieven zijn beleefder dan informele letters. Zie ze als een kruising tussen het type officiële brief dat je zou kunnen schrijven aan een overheidsregulator en de ontspannen stijl van schrijven die je aan een vriend zou kunnen schrijven.
Volg Standard Business Letter Format
Half-formele brieven volgen het standaard bedrijfsbrievenformaat; het is alleen de taal die u zult aanpassen om een neutrale toon te creëren. Kies een briefpapier dat wordt afgedrukt met uw briefpapier en schrijf de naam en het bedrijfsadres van de ontvanger in de linkerbovenhoek van de pagina. Dus als u schrijft aan de CEO van een leverancier, zou het adres aan de binnenkant luiden:
Mevr. Catherine Torrance, CEO
Acme Company
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Noteer vervolgens de datum in het maand-dag-jaar formaat. In zakelijk schrijven is het gebruikelijk om de maand als een woord te schrijven: "28 maart 2018."
Kies een aanhef
Gebruik de achternaam van de ontvanger gevolgd door een dubbele punt - "Geachte heer / mevrouw / mevrouw / mevrouw. Achternaam:" Vermeld voor meerdere geadresseerden de namen van alle ontvangers - "Geachte mevrouw Tomaker, Mr. Bennett en Dr. Toulson-Smith: "Schrijf niet de voornaam; het wordt als grof beschouwd. Als je de naam van de ontvanger niet weet, doe dan wat online onderzoek om het te ontdekken. Gebruik een generieke aanhef zoals "Geachte verkoopdirecteur:" alleen als laatste redmiddel. In dit scenario zou het de voorkeur verdienen om uw brief "Geachte heer" of "Geachte mevrouw" te adresseren en een formele toon te gebruiken.
Structureer het lichaam voor duidelijkheid
Het lichaam van je brief zou een beleefde en neutrale toon moeten klinken. Gebruik alledaagse woorden in plaats van formele woorden, bijvoorbeeld 'ook' in plaats van 'verder' en 'maar' in plaats van 'echter'. Contracties zoals "Ik ben," "niet" en "zullen niet" zijn oké in een semi-formele brief zolang ze passen in de huisstijl van uw bedrijf. Open door de reden waarom je schrijft te beschrijven en maak je resterende punten op twee logische manier over twee tot vier paragrafen, één idee per paragraaf. Respecteer de tijd van de ontvanger en houd de brief zo kort en to-the-point als je kunt.
Schrijf een gratis close
Je hebt verschillende opties om een semi-formele brief af te ronden, dus kies een beleefde maar hartelijke afsluiting uit de onderstaande lijst:
- Hoogachtend,
- Ondergetekende,
- Hoogachtend,
- Oprecht,
- Met vriendelijke groet,
- Beste wensen,
Eindig door uw naam en titel in te voeren, druk vervolgens de brief af en teken uw naam in de ruimte tussen de afsluitende en uw getypte naam.
Voorbeeld van een semi-formele brief
Alles bij elkaar is hier een voorbeeld van een korte semi-formele brief:
Geachte mevrouw Mears:
Ik schrijf om u formeel uit te nodigen als gastspreker en workshopbegeleider op de komende industriële verkoopconferentie in 2019.
Het thema van deze conferentie is "Sales: Riding the Technology Wave." Het zal worden gehouden in het Ernest N. Morial Convention Center in New Orleans van 3 tot 5 oktober 2019.
Ter informatie, Katerina Houlden van Intelligent Sales is de eerste keynote speaker. Het thema van haar presentatie is 'Mastering Sales Big Data'. Als u inlogt op onze conferentieportal op www.indsalescon.net, ziet u het huidige conceptprogramma en de specifieke thema's die de toespraken en workshops voorlopig zullen behandelen.
We verwachten dat de aanwezigheid dit jaar het hoogst zal zijn, op het gebied van 4.000 afgevaardigden en 80 sprekers. Ik zou blij zijn en vereerd als u zou bijdragen aan dit prestigieuze evenement.
Ik zou het op prijs stellen als je op 30 mei vriendelijk zou antwoorden. Van daaruit kan ik je verdere informatie verstrekken die je mogelijk nodig hebt.
Beste wensen,
Jane Doe
