ISO, de International Organization for Standardization, hanteert strikte richtlijnen voor de controle van documenten die betrekking hebben op bedrijfsactiviteiten. Elk bedrijf dat ISO-certificeringen probeert, moet een verifieerbare methode aantonen voor het gebruiken, bijwerken en opslaan van documenten met betrekking tot configuratiebeheer van het bedrijf.
Gecontroleerde documenten
Elk document dat wordt gebruikt bij de toepassing van een ISO-norm moet worden beheerd door middel van een kwaliteitsbeheersysteem (QMS) dat specifiek is voor het bedrijf. ISO definieert een gecontroleerd document als een document dat aan deze criteria voldoet, ongeacht de toegepaste standaard.
Kwaliteitsmanagement
Een gecontroleerd document kan elektronisch worden opgeslagen, op een schijf, op papier of als een foto. Het QMS garandeert de integriteit van elk document door zich te houden aan specifieke regels voor het gebruik en de opslag van documenten. De omvang van het QMS van individuele bedrijven is afhankelijk van de bedrijfsgrootte, de competentie van het personeel en de complexiteit van het bedrijf.
Structuur
Normaal gesproken heeft een ISO-norm vier niveaus van documentstructuur: beleid, procedure, werkinstructie en formulieren en records. Elk niveau is ontworpen voor een specifiek gebied en wordt toegepast op alle niveaus van de organisatie. Elk type document kan in vrijwel elk bedrijf worden toegepast.
