Uw vermogen om effectief te communiceren, zal een directe invloed hebben op uw succes op het werk. Het is cruciaal dat je weet hoe je correspondentie moet schrijven en verzenden die beknopt en begrijpelijk is. De bedrijfsnota is een kort document dat een specifieke groep mensen aanspreekt en zich richt op een specifiek doel. Een goed geschreven memo zal u helpen om efficiënt te communiceren en resultaten te bereiken. Naast het correct schrijven, is het van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat uw memo correct wordt verzonden, aan de mensen die deze het meest moeten lezen.
Je memo maken
Denk aan je publiek. Overweeg, voordat u begint met het samenstellen van uw memo, het opleidingsniveau en de ervaring van de mensen met wie u communiceert. Houd ook rekening met de behoeften van uw ontvangers. Sommige personen hebben mogelijk meer gedetailleerde instructies en specifieke, vastgestelde richtlijnen nodig, terwijl anderen een heel algemeen beetje informatie kunnen krijgen en vervolgens zelf het initiatief nemen.
Gebruik de juiste header-opmaak. Gebruik standaardafkortingen in de regel 'Datum'. Voor "Aan" moet u elke persoon die de notitie ontvangt op naam vermelden. Gebruik geen bijnamen. Gebruik voor- en achternamen en rangschik ze op alfabetische volgorde of op positie binnen het bedrijf. Gebruik voor de regel 'Van' uw voor- en achternaam en, indien van toepassing, in welke afdeling u zich bevindt.
Kies een onderwerpregel die specifiek en informatief is. Vaak sturen mensen memo's met onderwerpregels die vaag en algemeen zijn. Een specifieke en beknopte zal de ontvangers een veel beter idee geven van waar de memo naar refereert. Een algemene onderwerpregel zou bijvoorbeeld 'Vergadering' kunnen zijn, maar een specifieke onderwerpregel zou kunnen zeggen: 'Verkoopteampresentatie voor de vergadering van vrijdag'.
Open met de details. Verspil geen tijd met chit-chat of achtergrond. Het eerste deel van je memo moet precies zeggen wat je nodig hebt. Met behulp van het bovenstaande voorbeeld van de presentatie van het verkoopteam, kunt u openen met: "Tijdens de vergadering van vrijdag zal het verkoopteam een diavoorstelling presenteren met inkomsten- en crediteurencijfers voor het eerste kwartaal."
Schrijf je memo en vermijd passieve stem. Een memo is bedoeld om informatie te delen en om hulp te vragen, dus u moet een actieve stem gebruiken. In grammatica en schrijven betekent actieve stem dat het onderwerp van een zin actief is - iets doen of zijn - in plaats van dat er andere dingen met hen gebeuren. Actieve stem zou luiden als: "Het verkoopteam zal een diavoorstelling presenteren." Een passieve benadering zou worden geformuleerd als: "We willen dat het verkoopteam een presentatie in een diavoorstelling overweegt."
Schrijf een conclusie. Uw conclusie hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het moet de belangrijkste punten samenvatten waarnaar in de memo zelf wordt verwezen.
Bewerk je werk. Weinig dingen zijn even gênant als het versturen van een bedrijfsmemorandum en het realiseren daarna dat je een gigantische spelfout hebt achtergelaten in het midden ervan. Test uw memo voordat u hem verzendt en corrigeer niet alleen onnodige woorden, maar maak ook correcties. Houd je memo bondig.
Verzend uw memo
Stuur je memo. Als u deze via e-mail binnen een kantoor verzendt, moet u ervoor zorgen dat elke persoon die in de notitie wordt vermeld, een eigen kopie krijgt. Niemand zou ooit een memo moeten delen met de man in de volgende kast.
Gebruik e-mail als het een optie is. Er moet tegelijkertijd een e-mailmemo naar iedereen worden verzonden, maar misschien wilt u een aantal geadresseerden blind maken. Als u uw memo e-mailt, plaatst u het onderwerp van de notitie in de onderwerpregel van de e-mailheader. Gebruik geen schattige of kleurrijke lettertypen, afbeeldingen of andere e-mailadd-ons.
Opvolgen nadat je je memo hebt verzonden. Als er een deadline in de memo staat vermeld, zorg er dan voor dat je later terugkomt met de ontvangers.
Tips
-
Zorg ervoor dat uw memo de richtlijnen van een bedrijf volgt met betrekking tot opsommingstekens, alinea-afstand, etc.
Waarschuwing
Als u een e-mail gebruikt om een memo te verzenden, controleert u deze voordat u op de toets "Verzenden" klikt. U wilt voorzichtig zijn met het ontvangen van bedrijfseigen of vertrouwelijke informatie via e-mail.
