Een klantendatabase maken

Het maken van een klantendatabase kan op verschillende manieren worden gedaan en kan net zo eenvoudig zijn als een lijst met klantcontactinformatie in een beklede notebook. Een klantendatabase die op een computer wordt bijgehouden, is echter veel schoner, gemakkelijker te reproduceren en gemakkelijker te reviseren. Microsoft Excel, een standaard spreadsheetprogramma dat standaard op veel pc's wordt geleverd, is een eenvoudige en effectieve tool voor het maken en beheren van een klantendatabase. Het is eenvoudig aan te passen voor grote of kleine databases en kan ook worden afgedrukt.

Open Microsoft Excel. Klik op 'Bestand, Opslaan als'. Kies een naam voor uw database, iets dat u aan uw service kunt onthouden, zoals 'Cake Clients of Lawn Care Clients'. Typ deze naam in het vak 'Bestandsnaam' en klik op 'Opslaan'.

Label de kolommen op basis van de informatie die ze bevatten. Bijvoorbeeld: "Voornaam, Achternaam, Adres, Telefoonnummer, Accountstatus." Om de kolommen breder te maken, verplaatst u het selectiegereedschap over de lijn tussen de kolommen. Klik met de linkermuisknop en sleep tot de kolom zo breed is als u wilt. Doe dit met elke informatiekolom.

Vet de titels van uw kolommen in voor duidelijkheid. Selecteer de eerste cel, houd de Control-knop ingedrukt en klik op elk van de andere cellen met labels. Ga naar de werkbalk en klik op de "B." Hierdoor wordt elk label vetgedrukt.

Voer de informatie van de eerste klant in de volgende cel onder de gekozen kopjes in. Door namen van voornamen te scheiden, of door de indeling "achternaam, voornaam" te gebruiken, kan Excel uw klantgegevens gemakkelijker sorteren wanneer u moet zoeken.

Ga door met het invoeren van klantinformatie totdat uw lijst compleet is. Bespaar vaak door op het floppydisk-pictogram op de werkbalk te klikken of door "Bestand Opslaan" te selecteren.

Sorteer de gegevens indien nodig. Sorteren is eenvoudig met Excel. U kunt de gegevens sorteren op elk veld dat u hebt gekozen. U kunt bijvoorbeeld sorteren op achternaam, gekocht item of stad. Doe dit door op de kolom met informatie te klikken waarvan u uw klanten wilt laten sorteren. Klik op "Gegevens, Sorteren, OK". U kunt ook op het "AZ-pictogram" klikken om snel te sorteren.