Ja, je hebt dit op de basisschool geleerd - of toch? In de echte wereld zijn er voorvoegsels te overwegen, nummers in bedrijfsnamen en andere bedrijven die alleen bekend zijn door acroniemen van hun vroegere namen. Plots wordt het alfabetisch archiveren iets gecompliceerder. Om een bestand niet ergens te "verliezen", maar niet waar je het eerst dacht, heb je een systeem nodig. Als u deze bestanden met anderen deelt, moet het systeem eenvoudig zijn en gemakkelijk worden gecommuniceerd. Het indienen gebeurt door eenheden. De eerste eenheid is meestal de achternaam van een persoon. Als twee mensen dezelfde achternaam delen, gaat u door naar de tweede eenheid, wat hun eerste naam is. Als ze beide delen, gaat u verder naar de derde eenheid, zoals een middelste naam of beginletter.
Transponeer namen van personen bij het archiveren met behulp van het volgende systeem: achternaam, voornaam of initiaal, middelste naam of initiaal. Bijvoorbeeld, John Q. Public zou worden ingediend als "Public, John Q."
Voeg voorvoegsels toe aan achternamen bij de achternaam om één woord en een bestand in alfabetische volgorde te maken. Bijvoorbeeld, John Q. De Public zou worden gedeponeerd als "DePublic, John Q."
Sla een verwarrende naam op zoals deze is geschreven wanneer u de voor- of achternaam niet kunt onderscheiden. Bijvoorbeeld, Jon Q. John zou worden ingediend als "John, Jon Q."
Combineer gekoppelde en samengestelde achternaam om een eenheid en bestand op de juiste manier te vormen. Bijvoorbeeld, John Q. Doe-Public zou worden ingediend als "Doe-Public, John Q."
Bestandsnamen die een intrinsiek onderdeel van een naam zijn en bij afwezigheid van een achternaam als eerste eenheid. Bijvoorbeeld, Saint John Q. zou worden ingediend als "Saint, John Q."
Geef volledige namen op met titels met de titel als laatste eenheid. Dus pater John Q. Public zou worden ingediend als "Public, John Q., Father."
Bestand andere titels en naam aanhangsels zoals Sr., Jr., mevrouw of Ph.D. als de laatste eenheid. Bijvoorbeeld, John Q. Public, Jr. zou worden ingediend als "Public, John Q. Jr."
Bestandsnamen die beginnen met een titel zoals geschreven. Bijvoorbeeld: "Dr. Pepper Bottling Company "moet eerst worden ingediend als" Doctor ", vervolgens door" Pepper ", enz.
Voer alle afkortingen in namen in alsof ze zijn gespeld. Voorbeelden zijn "Saint" voor St., "Fort" voor Ft. en "Productie" voor Mfg.
Sla een bedrijf op zoals geschreven, met twee uitzonderingen: als de naam die van een persoon is, eerst een bestand op achternaam of als de bedrijfsnaam zo bekend is dat het volgen van de regel tot verwarring zou leiden. Dus de John Q. Naamloze vennootschap zou worden gedeponeerd als "Public, John Q. Company." Marshall Fields Company zou echter worden gedeponeerd als "Marshall, Fields, Company."
Sla een bedrijfsnaam op die is gemaakt van twee of meer achternamen zoals geschreven, waarbij elke naam als een afzonderlijke eenheid wordt beschouwd. Zo zou het bedrijf "Public, Doe & Jones" worden gedeponeerd als "Public", vervolgens als "Doe" en uiteindelijk als "Jones."
Dien een bedrijfsnaam in die eerst in letters wordt gevormd, waarbij elke letter een andere eenheid is. "WOW Fun" zou bijvoorbeeld worden gearchiveerd in de volgorde "W", dan "O" en vervolgens "W." "Plezier" zou de laatste eenheid zijn.
Sla een bedrijf met bezittelijke of meervoudige apostrofs op alsof ze afwezig zijn. "Men's Club" zou bijvoorbeeld worden neergelegd als "Mens" en vervolgens "Club".
Negeer artikelen, voegwoorden en voorzetsels bij het indienen, tenzij het artikel, de conjunctie of voorzetsel een intrinsiek onderdeel van de naam is. Het einde van een lange dag zou bijvoorbeeld worden ingediend als "Einde", "Lang" en Dag. "De Stanford-kardinalen zouden echter worden opgeslagen als" De "," Stanford "en ten slotte" Kardinalen. "Een andere uitzondering is wanneer voorzetsels een naam beginnen, wordt het nummer "Under the Boardwalk" als eerste onder "Under" en vervolgens onder "Boardwalk" geplaatst.
Voer numerieke namen in alsof ze zijn gespeld en geef getallen van meer dan twee cijfers de juiste numerieke waarde. Bijvoorbeeld: "The 900 Club" zou eerst onder "Nine" worden ingediend, dan onder "Hundred" en uiteindelijk onder "Club".
Tips
-
Als een bestandslocatie enigszins verwarrend is, zoals in de situatie met de twee voornamen, voert u een dummy-bestand of een gekleurd vel papier in dat verwijst naar de andere optie.
Waarschuwing
Tenzij u een uur wilt spenderen of op zoek bent naar een verkeerd opgeslagen bestand, herleeft u uw bestanden op de juiste manier. Elk bestandssysteem is nutteloos als het niet consequent wordt gebruikt.
