Een samenvatting kan elk soort rapport begeleiden - het is gewoon een consolidatie van de belangrijke details als uw publiek het hele rapport zelf niet wil lezen. De verschillen zitten in de fijnere details. U moet het standaardformaat afstemmen op uw onderwerp en uw doelgroep. Als je publiek het leger is, waarschuwt de Strategic Marketing Group ervoor dat de marine alleen al meer dan 500 miljoen pagina's aan documentatie per jaar produceert. Als u dit in gedachten houdt, zou dit uw grootste zorg moeten zijn, want personeel heeft misschien niet veel tijd te besteden aan uw pagina's.
Uw informatie organiseren
Uw eerste uitdaging is om de informatie in uw rapport te organiseren, zodat u de belangrijkste onderdelen in een veel korter document kunt opnemen - uw samenvatting. Bekijk het volledige rapport en blader door de informatie die u in uw samenvatting wilt opnemen. De volgorde van presentatie moet vergelijkbaar zijn met hoe de informatie in het rapport zelf wordt weergegeven. Neem kopteksten op in uw overzicht die overeenkomen of eenvoudig kunnen worden gekoppeld aan de secties in uw rapport. Als uw rapport zich niet leent voor rubrieken, kunt u in uw samenvatting notaties maken wanneer u het schrijft, zodat uw lezer kan navigeren naar waar in het langere rapport meer diepgaande informatie te vinden is. U wilt geen specifieke gegevens opnemen in uw samenvatting, maar uw lezer zou het moeten kunnen vinden als hij meer wil weten.
De samenvatting schrijven
Het doel van een samenvatting is om zo snel mogelijk alle fundamentele informatie uit te leggen die uw lezer nodig heeft om een beslissing te nemen over het probleem waar u zich mee bezighoudt. Structureer uw samenvatting zodat de belangrijkste informatie aan het begin verschijnt. Dit moet ook het vermelden van het doel en de reikwijdte van uw rapport en mogelijk uw conclusie omvatten. Misschien wilt u uw militaire publiek niet laten raden tot de laatste paragraaf van uw samenvatting. Afhankelijk van de inhoud van het rapport, kunt u vervolgens de procedures volgen die moeten worden geïmplementeerd, onderzoek dat u hebt uitgevoerd, analyse, opties en uw uiteindelijke beslissing. Houd je alinea's kort, niet meer dan zeven of acht zinnen, en wijd ze elk aan een deel van je rapport. Blijf binnen drie pagina's tenzij u een technisch rapport samenvat. In dit geval kan uw samenvatting maximaal 10 procent van de pagina's van uw rapport bevatten, maar als het zo lang is, is het acceptabel om twee afzonderlijke samenvattingen te schrijven. Hoe langer men kan omgaan met technische problemen en een kortere samenvatting van 3 pagina's kan een overzicht van het volledige rapport geven. Spring niet heen en weer tussen verleden, heden en toekomstige tijd - dit vertraagt de leesbaarheid.
Een militair publiek aanspreken
De Strategic Marketing Group adviseert dat de standaard schrijfstijl van het leger een duidelijke boodschap vereist die snel lezen bevordert. Als je verslag het maken van een pitch aan iemand in een tak van de strijdkrachten behelst, houd dan de zinnen van je samenvatting bondig en to the point. Vermijd het stellen van meningen, zoals: "Ik denk dat dit zal werken omdat X gelijk is aan Z." Je kunt zes woorden laten vallen door simpelweg te zeggen: "X is gelijk aan Z", leg vervolgens je belangrijkste feiten vast en correleer ze met je verwachte resultaten.
Voorzorgsmaatregelen treffen
Overweeg je lezerspubliek als je het hebt over militaire zaken. Als je lid bent van de strijdkrachten en je schrijft aan een civiele entiteit, zorg er dan voor dat je geen informatie opneemt die vertrouwelijk is of die de beveiliging schendt. Als u uw rapport en samenvatting aan uw leidinggevende schrijft, kunnen beide door andere handen gaan voordat ze aan zijn bureau zijn gekomen, dus zorg ervoor dat alle betrokkenen gewist zijn om te lezen wat u hebt geschreven.
