Bedrijven, individuele contractanten en non-profitorganisaties bouwen beleidsverklaringen op om uitdrukking te geven aan de richtlijnen voor de uitvoering van en deelname aan hun diensten. Dit beleid stelt protocollen vast en stelt parameters in waaraan iedereen die een contract aangaat of een locatie bezoekt, zich moet houden. Het opstellen van dit beleid begint met input van alle organisatie-entiteiten, naast het vaststellen van een directe correlatie met bedrijfsdoelen. Voor beleidschrijvers domineert het onderzoek, de voorbereiding en de beslissingen met betrekking tot formaten en distributie het grootste deel van het protocolschrijfproces.
Bereid je voor om te schrijven. Verzamel notitiemateriaal, beveilig een aangewezen computer of tekstverwerker en kies een spatie om het grootste deel van het schrijven uit te voeren. Kies daarnaast de primaire taal van het beleid of het protocol terwijl u de stijl van de formulering en de lettertypen voor het beleidsdocument overweegt.
Voer een ontmoeting met sleutelpersoneel voor input over het maken van een nieuw beleid of document. Voor parameters van het fysieke veiligheidsbeleid zijn bijvoorbeeld zowel een personeelsvertegenwoordiger als beveiligingspersoneel vereist om hun mening te geven over beleidsvereisten. Neem vergaderingsminuten voor gebruik bij het maken van beleid of protocollen uit verzamelde informatie.
Evalueer de bedrijfs- of servicemissie. Gebruik de taal en toepassing van de bedrijfsmissie als richtlijn voor de algehele toon van het beleid of protocol. De herhaling van zorgvuldige planning- en rapportagemaatregelen is bijvoorbeeld van groot belang voor beleidsmakers binnen de industriële veiligheidsgemeenschap.
Onderzoek het publiek. Tel het aantal klanten, aannemers of werknemers dat het primaire publiek voor het beleidsdocument vormt. Identificeer de werk- of bedrijfsgerelateerde locatie van deze personen om de locatie- en distributievereisten te bepalen. Bekijk daarnaast de functieomschrijvingen en contracten van werknemers voor mogelijke opname in het beleidsdocument.
Bekijk de fysieke indeling van de werkplek of bedrijfsruimte. Documenteer de dimensies, bestaande verkeerswegen en speciale gebieden, zoals toiletten en werknemerslounges, voor gebruik bij het creëren van een milieu- en veiligheidsgedeelte van het protocoldocument. Neem contact op met externe instanties, zoals de lokale brandweer of organisatie voor arbeidsveiligheid, om vereisten te bepalen, zoals maximale capaciteitslimieten en verplichte brandbeveiligingsapparatuur.
Beoordeel bestaande bedrijfsdocumenten. Verzamel alle bestaande bedrijfsbeleidsbrieven, eerdere protocolhandleidingen en servicegerelateerde documenten voor gebruik bij het samenstellen van een nieuw beleid en proceduredocument. Identificeer verouderde informatie en update essentiële gegevens waar nodig. Voor formulieren waarvoor officiële handtekeningen nodig zijn, zoekt u de originele ondertekenaar of een geschikte vervanger of surrogaat. Verwijder op gepaste wijze verouderde gegevens die mogelijk nog gevoelige informatie bevatten.
Onderzoek productveiligheid en gebruik. Productdistributeurs, detailhandelaren of fabrikanten moeten onderzoek doen naar het juiste gebruik en de juiste veiligheidsmaatregelen van een verkocht of vervaardigd product. Voeg deze informatie toe aan het proceduregedeelte van de handleidingen voor servicebeleid terwijl u veiligheids- en noodgegevens presenteert. Voeg veilige hanterings- en verwijderingsgegevens toe voor items die bestaan of gevaarlijke stoffen bevatten.
Maak meerdere indelingen. Boek- en elektronische versies van het beleid of protocol bieden gemak voor het publiek van het document. Met elektronische beleidsdocumenten kunnen lezers het beleid gemakkelijk vanuit meerdere locaties bekijken. Bovendien biedt het boek- of hardcopy-formaat een fysieke versie voor een snelle beoordeling wanneer nodig.
