Algemeen aanvaarde boekhoudprincipes, of GAAP, specificeren het natuurlijke saldo van de rekeningen en vertellen aan bedrijven of een specifieke rekening een tegoed of een debetsaldo moet hebben. Financiële rekeningen variëren van activa en passiva tot aandelen, inkomsten en uitgaven. De Amerikaanse Securities and Exchange Commission identificeert het balanceren van rekeningen als een centraal kenmerk van degelijke financiële rapportage.
Accountsaldo
Bij de boekhouding hebben activa en uitgaven meestal een debetsaldo, wat betekent dat een bedrijfsboekhouder ze debiteert om de bedragen van de rekening te verhogen. Opbrengsten, aandelen en verplichtingen hebben een creditsaldo, dus de boekhouder crediteert deze rekeningen om ze te verhogen. Elke wijziging in deze normale volgorde van zaken veroorzaakt onnauwkeurigheden in het proces van het bijhouden van gegevens en kan leiden tot fouten in de financiële overzichten. Als een boekhouder bijvoorbeeld ten onrechte de verzekeringstegoedrekening crediteert om een premiebetaling vast te leggen, geeft die boeking het bedrag van de in de winst- en verliesrekening vermelde verzekeringskosten te laag aan. Onderstelling betekent minder belangrijk vertegenwoordigen of het bedrag van een boekhouditem verlagen.
Financiële rapportage
Om het vertrouwen van het publiek en investeerders te winnen, moet een bedrijf transacties correct registreren en prestatiegegevens rapporteren aan het einde van een bepaalde periode, zoals een kwartaal of een fiscaal jaar. Nauwkeurige rapportage vereist een grondige herziening van de rekeningsaldi. Een complete set financiële verslagen bevat een overzicht van mutaties in het eigen vermogen, een resultatenrekening, een overzicht van kasstromen en een balans, ook wel balans genoemd.
Auditrichtlijnen
Externe auditors verdiepen zich in de administratie van een bedrijf om de nauwkeurigheid van prestatienummers te evalueren, waarbij aandacht wordt besteed aan elk master-account om het evenwicht te bepalen. Bedrijfsrevisoren bekijken subaccounts van binnenuit en ook van buiten om transacties te begrijpen die het tot het hoofdaccount hebben gemaakt. Een auditor kan bijvoorbeeld de rekening crediteuren in de balans bekijken en alle journaalboekingen identificeren die hebben geleid tot het saldo van de rekening. Dit vertegenwoordigt een "outside in" -benadering. In dit scenario zou een "inside-out" -beoordeling het tegenovergestelde analytische traject zijn.
Medewerkersbetrokkenheid
In de bedrijfscontext zijn personeel dat ervoor zorgt dat accounts nauwkeurige saldi hebben onder meer boekhouders, accountants en financiële managers. Kostencontrollers en budgettoezichthouders helpen ook bij het bijhouden en rapporteren van gegevens.
