Een van de minst favoriete taken bij het besturen van een bedrijf is het betalen van rekeningen. De noodzaak om binnenkomende facturen bij te houden, te beheren en te onderhouden, doet vaak afbreuk aan de focus van de ondernemer op het opbouwen van haar bedrijf. Als gevolg hiervan vertrouwen veel bedrijfseigenaren op een factuurbetalingsservice om hun uitgaande betalingen te beheren. Naast het beheren van factuurbetalingen, kan een factuurbetalingsservice boetes voor laattijdige betaling voorkomen en zelfs geld besparen op facturen door gebruik te maken van premies voor vroege betalingen van verkopers.
Kies een naam voor uw factuurbetalingsactiviteit die zowel uniek als gedenkwaardig zal zijn. Idealiter moet uw bedrijfsnaam een positieve kwaliteit bevatten die u aan uw bedrijf zou willen koppelen. "Veilige factuurbetaling" kan bijvoorbeeld de beveiliging suggereren op een manier die "Dave's Bill Paying Service" niet doet.
Registreer uw nieuwe bedrijfsnaam bij het kantoor van uw staatssecretaris. Om een bedrijf onder een andere naam dan uw eigen voornaam te laten werken, is een Fictieve naamregistratie vereist bij uw minister van Buitenlandse Zaken. (Zie Resource 1 voor een overzicht van de nationale kantoorwebsites van de Secretary of State.)
Ga naar je stadhuis of het gerechtsgebouw van de county om een vendor-licentie te verkrijgen. Staten zonder omzetbelasting, waaronder Montana, Alaska, Oregon, Delaware en New Hampshire, hebben geen vendor-licenties nodig.
Schrijf een bedrijfsplan met een beschrijving van het scala aan betalende diensten dat u aanbiedt, een samenvatting van wie uw diensten zal gebruiken, een analyse van concurrerende bedrijven, een marketingplan, een financieel plan en een geprojecteerd budget voor uw eerste drie jaar van exploitatie.
Ontwikkel uw eigen systeem voor het traceren en verrichten van betalingen namens uw klanten, of overweeg de aanschaf van software voor het betalen van facturen voor klanten, zoals BillPay of PPS-factureringssoftware (zie bronnen). Met kant-en-klare software kunt u uw klanten beter bedienen en kunt u zich richten op het vinden van klanten.
Maak een veilige plek waar u de cheques, facturen, betalingsgegevens, enz. Van uw klant opslaat, evenals de rapporten die u aan elk van hen verstrekt. Vooral controles moeten worden bewaard in een afgesloten kluis of beveiligingsbox, en een vergrendelings-archiefkast houdt vertrouwelijke gegevens veilig.
Bepaal hoeveel u in rekening brengt voor uw service. U kunt dit benaderen door te bepalen hoeveel u per maand moet verdienen en vervolgens te schatten hoeveel clients u nodig heeft om dat aantal te bereiken, of u kunt contact opnemen met vergelijkbare services en informeren naar hun tariefstructuur.
Ontwerp een brochure die uw service introduceert en beschrijft de voordelen die u uw klanten biedt, zoals tijdige betalingen, verbeterde cashflow, boetebereidingen wegens te late betalingen en kortingen voor vroege betaling. Vermeld uw contactgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, website, evenals uw startvoorwaarden en lopende kosten.
Ontwerp zakelijk briefpapier en enveloppen waarmee u uw service zo professioneel mogelijk kunt presenteren. Grote supply chain-ketens zoals Staples, Office Max of Office Depot hebben standaard briefpapierpakketten die voldoen aan de behoeften van de meeste bedrijven.
Stuur een introductiebrief met de nadruk op de beveiliging en het gemak van uw factuurbetaalde service, samen met een van uw brochures, voor alle bedrijven in uw omgeving die mogelijk potentiële klanten zijn. Mail uw brieven in kleine batches zodat u ze kunt opvolgen.
Volg uw brieven op met persoonlijke telefoontjes naar elke potentiële klant. Misschien wilt u een speciale aanbieding 'zonder risico' aanbieden, zoals een maand gratis service om nieuwe klanten te verleiden om uw service eens te proberen.
Regel met uw nieuwe klanten hoe rekeningen aan u worden bezorgd. Zullen ze naar je worden gebracht? Ga je ze ophalen? Of ga je naar het postkantoor om ze te verzamelen?
Begeleid uw klanten bij hun banken om als ondertekenaar op hun betaalrekeningen te worden toegevoegd. Vraag vervolgens een lijst met huidige leveranciers en leveranciers van elk van uw klanten evenals speciale instructies die zij hebben wanneer u hun cheques ontvangt.
Geef maandelijks een overzicht van de ontvangen facturen, betaalde facturen en lopende rekeningen voor elk van uw klanten, zodat hun boekhouding kan worden bijgewerkt en zodat ze precies weten aan welke verplichtingen is voldaan en die nog openstaan. Let op betalingen die uw klantgeld hebben bespaard door vervroegde betaling.
Tips
-
Vergeet niet uzelf aan het einde van elke maand te betalen op basis van de diensten die u heeft verstrekt.
