Wat is een budgetcyclus? Het zijn de verschillende fasen van budgetplanning en implementatie via verschillende budgetteringsperiodes. Een bedrijfsbudget gaat meestal in fasen vooruit die in totaal een volledige levenscyclus van de begroting produceren. Ongeacht de focus, begint de budgetcyclus met plannen en eindigt met een grondige evaluatie. Hoewel de termen die worden gebruikt om de vier fasen binnen de cyclus te identificeren, per bedrijf kunnen verschillen, zijn de doelstellingen van de voorbereidings-, goedkeurings-, uitvoerings- en auditfasen van de begrotingsontwikkeling en -uitvoering over het algemeen hetzelfde.
Tips
-
De vier fasen zijn algemeen bekend als de voorbereidings-, goedkeurings-, uitvoerings- en auditfasen van de begroting. Deze voorwaarden kunnen per bedrijf verschillen.
De rol van de begrotingscyclus in verschillende bedrijfssectoren
Elk bedrijf heeft een werkingsbudget. Binnen het bedrijf heeft elke afdeling doorgaans ook een budget. In veel gevallen is het budget opgesplitst in twee of meer doelspecifieke budgetten, zoals een marketingbudget en een budget voor het ontvangen van klanten. Specifieke projecten hebben ook hun eigen budget en vaak verschillende budgetfasen om te beheren. Op elk niveau gebruiken bedrijven budgetten om hun uitgaven bij te houden en hun uitgaven in evenwicht te brengen met hun andere uitgaven om winst te maken. Verschillende budgetteringsperioden kunnen verschillende budgetten vereisen, zoals specifieke kwartalen.
Blueprinting in de voorbereidingsfase
Begrotingsvoorbereiding is een tijdrovend proces dat gewoonlijk drie tot zes maanden in beslag neemt. Tijdens deze fase maken afdelingsmanagers - of de eigenaar - plannen, geven ze voorrang aan uitgaven, crunch-nummers en ontwikkelen ze een voorlopig budgetplan. Omdat de meeste bedrijven afzonderlijke budgetten voor elke afdeling of afdeling opstellen en deze later combineren, kunnen stappen in de voorbereidingsfase van de begroting zich herhalen voordat een voorlopig budget wordt gemaakt dat de goedkeuringsfase kan doorlopen.
Goedkeuring van de begroting verkrijgen
De lengte van de goedkeuringsfase hangt in het algemeen af van de grootte van een bedrijf en zijn organisatiestructuur. Begrotingsgoedkeuringsverantwoordelijkheden in een klein bedrijf met een platte organisatiestructuur omvatten bijvoorbeeld doorgaans alleen de eigenaar, of de eigenaar en enkele sleutelmanagers. Middelgrote en grote bedrijven die worden gekenmerkt door een formele, hiërarchische organisatiestructuur, kennen daarentegen gewoonlijk goedkeuringsverantwoordelijkheden toe aan raden, comités of geautoriseerde senior-level managers. Begrotingsgoedkeuringen vereisen vaak veel discussie en een consensusstemming voordat de goedkeuringsfase is voltooid.
De begroting uitvoeren
De uitvoerings- of implementatiefase van de levenscyclus van de begroting loopt meestal van het begin tot het einde van het fiscale of kalenderjaar. Regelmatige, consistente monitoring om te zorgen dat afdelingen budgettaire beperkingen naleven en om de interne controle te behouden, is van vitaal belang tijdens deze fase. Als er tijdens het jaar aanpassingen nodig zijn, kunnen delen van een jaarbudget terugkeren naar de voorbereidingsfase en de cyclus opnieuw doorlopen. Als monitoring discrepanties blootlegt, zoals aanzienlijke kostenoverschrijdingen of uitgaven die niet overeenstemmen met budgettoewijzingen, kan vóór het einde van het jaar een interne audit plaatsvinden.
Eindejaarscontrole
De auditfase - die bestaat uit interne audits, externe audits of beide - vindt doorgaans plaats na afloop van het boekjaar. Grondig onderzoek van financiële verslagen en verklaringen aan het einde van het jaar biedt manieren om na te gaan of de budgettaire beperkingen worden nageleefd en of projecties gedurende de verschillende budgetteringsperioden juist waren. Een evaluatierapport opgesteld door het auditteam, met aanbevelingen voor het komende jaar, vervolledigt zowel de auditfase als de begrotingscyclus van het lopende jaar.
