Het schrijven van een formele brief is intimiderend. Het schrijven van een formele brief aan je baas kan buiten de wereld eng voelen. Of het nu gaat om het aanvragen van vrije tijd of om uw ontslag in te dienen, het is een goede vaardigheid om te leren als u de werkwereld betreedt. Als je een sjabloon in gedachten houdt, kun je dit enorm op weg helpen.
Denk na over je intentie
Waar richt je je hier op? Wat wil je dat je eindresultaat is? Met jezelf duidelijk zijn, niet alleen wat je wilt zeggen, maar ook waarom je moet zeggen dat het helpt bij het schrijven naar je baas. Het is belangrijk om eerlijk te zijn over wat u wilt overbrengen.
Jouw Contact Informatie
In de rechterbovenhoek moet u al uw contactgegevens vermelden. Het moet er als volgt uitzien:
- Naam
- Bedrijfsadres.
- Uw directe telefoonlijn van het bedrijf.
- E-mailadres.
Dit maakt het heel duidelijk wie u bent en wie uw directe supervisor is of uw team.
De contactgegevens van je baas
Plaats direct de contactgegevens van je baas in dezelfde indeling als hierboven, rechtstreeks van je contactgegevens:
- Naam
- Bedrijfsadres.
- Zijn directe telefoonlijn van het bedrijf.
- E-mailadres.
Datum van de brief
Eén regel onder de contactgegevens, dateert de brief. Het moet worden gedateerd op de dag dat je het voor je baas wilt achterlaten, niet op de dag dat je je brief begon te schrijven. Dit maakt ook een tijdframe voor een antwoord mogelijk.
Open met een groet
Direct onder de datum plaatst u de begroeting: "Geachte heer / mevrouw / dhr. naam baas met een komma direct gevolgd. Schrijf precies op hoe je baas het liefst wordt aangesproken.
Eerste paragraaf
Begin met een samenvatting van wie je bent. Of u nu groot of klein bent, het identificeren van uzelf is de juiste manier om het te doen. Uw functie, uw exacte afdeling en hoe lang u bij het bedrijf bent geweest. Dit is ook waar je duidelijk het doel wilt vermelden van het schrijven van deze brief aan je baas, bijvoorbeeld: "Ik schrijf deze brief om medisch verlof aan te vragen, beginnend over zes weken, van 15 mei tot 5 juni."
Tweede paragraaf
Hier vouw je de verklaring uit die je hierboven hebt gemaakt. Als je doorgaat met het voorbeeld dat je medisch verlof nodig hebt, kun je iets schrijven als: "Mijn reden voor het medische verlof is om een medisch verplichte operatie te ondergaan. Ik heb vijf weken betaald verlof beschikbaar. Mag ik mijn betaalde verlof volledig opnemen en ook nog een week onbetaald verlof? "Het is cruciaal om de juiste toon in uw brief te gebruiken. Je wilt nooit overkomen als veeleisend, maar vragende en informatief. Uiteindelijk wilt u dat uw baas het gevoel heeft dat u hun positie en autoriteit respecteert om te beslissen wat is toegestaan. Het is ook belangrijk om toe te voegen dat u open staat om persoonlijk over de kwestie te praten, of op welke manier het gemakkelijkst is om contact met u op te nemen.
Derde alinea
In het kort bedank je baas voor zijn tijd bij het lezen van je brief.
Sluiten met uw handtekening
Meld je aan met een hoffelijke en professionele afsluiting. "Met vriendelijke groet" en "Met vriendelijke groet", gevolgd door een komma zijn beide goede, standaardkeuzes. Laat een grote spatie achter en typ je naam, zodat wanneer deze wordt afgedrukt, je de letter in die ruimte kunt ondertekenen.
Wat ook de bedoeling is van je formele brief aan je baas, zorg ervoor dat je het ruim van tevoren schrijft als het tijdgevoelig is. Of u nu tijdelijk uw bedrijf verlaat of uw ontslag indient, snel en beleefd bent, is van het grootste belang.
