Wanneer u een voorstel voor een vergoeding schrijft, moet u uw klant precies laten zien wat er zal gebeuren, hoeveel het kost, en waarom het kost wat het doet. Dit wordt gedaan door een voorstel in twee delen te schrijven. Het eerste deel is de Statement of Work, waarin het werk wordt beschreven, meestal geschreven met gedetailleerde beschrijvingen van de services die worden uitgevoerd. Het tweede deel is een reeks tabellen die de kosten voor elk item in de verklaring van het werk weergeven en in één oogopslag gelezen en begrepen kunnen worden.
Definieer de Statement of Work voor het project. Dit kan zo kort of zo lang zijn als nodig is, van een enkele pagina tot honderd pagina's of meer, afhankelijk van het project. Vermeld elke fase die bij het project hoort in afzonderlijke subkoppen. Onder elke fase, beschrijf de scope in alinea-indeling. Onder die beschrijving een lijst maken van elke geleverde service. Noteer vervolgens in puntvorm elke taak die onder elke service wordt uitgevoerd.
Maak een spreadsheet voor elke projectfase die wordt beschreven in de Statement of Work. Label de spreadsheet met dezelfde onderverdeling voor de fase zoals wordt weergegeven in de Statement of Work door de titel in de eerste rij van de spreadsheet te plaatsen. Als de eerste fase van het project bijvoorbeeld een audit is, zijn de titel van de spreadsheet en de ondertitel in de Statement of Work beide 'Audit'.
Verklaar de betekenis van elke kolom door deze een titel te geven in de tweede rij van de spreadsheet. Een typische spreadsheet kan bijvoorbeeld deze titels weergeven: "Service", "Uurtarief", "Uren", "Korting", "Totaal".
Vermeld elke service in de linkerkolom van de spreadsheet. Neem de tarieven en totalen op die van toepassing zijn op het project in de aangrenzende kolommen. Zet waar nodig de diensten af in taken en vermeld de tarieven en tarieven daar. Dit kan belangrijk zijn als een consultant wordt ingeschakeld of als de service veel taken of taken met verschillende kosten omvat.
Maak een totaal voor de projectfase rechtsonder in de spreadsheet.
Formatteer de spreadsheet zoals gewenst. Gebruik gekleurde cellen met witte tekst in de rijen met titels. Gebruik randen om de kolommen te verdelen.
Maak een nieuwe spreadsheet met de naam "Totalen" wanneer u de spreadsheets voor elke projectfase hebt voltooid. Geef in deze laatste spreadsheet elke projectfase in de linkerkolom en de totalen aan de rechterkant. Voeg op de laatste regel van deze spreadsheet het 'Groot totaal' van het project toe door alle kosten bij elkaar op te tellen.
Proeflezen van uw honorariumvoorstel. Vertrouw niet alleen op spellingprogramma's voordat u het voorstel indient.
