Goede kantoormachines en -apparatuur helpen bedrijven te rennen als goed geoliede machines. Hoewel elk bedrijf mogelijk specifieke apparatuur heeft die door de industrie wordt bepaald, zijn er universele technologieën voor alle kantoorruimten. Elk item werkt samen om ervoor te zorgen dat taken binnenshuis kunnen worden uitgevoerd, wat tijd en geld kan besparen.
computers
Een computer kan als de belangrijkste kantoorapparatuur worden beschouwd. Het internet heeft het mogelijk gemaakt om mensen over de hele wereld met elkaar te verbinden, dus een goed uitgerust computersysteem is absoluut noodzakelijk voor het runnen van een bedrijf. Bedrijven kunnen op basis van voorkeur pc- of Mac-systemen kiezen. Het belangrijkste is dat er één systeem wordt gekozen voor het hele kantoor, waardoor kantoornetwerken mogelijk zijn. Laptops zijn duurder dan desktops en worden vaak gebruikt voor thuiswerken.
Kopieer machines en printers
Of een kantoor nu een full-sized kopieermachine nodig heeft of alleen een drie-in-één printer, wordt bepaald door de grootte van het bedrijf. De meeste grote bedrijven hebben een zware afdruk- en kopieerbelasting en hebben de duurzaamheid van een groot kopieerapparaat nodig dat op afstand kan afdrukken en grootschalige kopieën kan maken. Kopieerapparaten van hoge kwaliteit zijn misschien een noodzaak, maar dat is afhankelijk van het bedrijf. Kleine bedrijven kunnen geld besparen en een kleine printer kopen met kopieer- en scanfuncties, als wordt vastgesteld dat afdrukken met grote aantallen niet dagelijks zullen plaatsvinden.
Fax apparaten
De rol van het faxapparaat is op kantoor afgenomen met de introductie van e-mail en scanners, maar standaard faxmachines blijven een nietje op kantoor. Faxmachines maken het mogelijk om documenten te verzenden in plaats van te wachten op e-mail. Standaardfuncties van een kantoorfaxapparaat kunnen per bedrijf verschillen. Start bedrijven en bedrijven die meer dan 15 faxen per dag verzenden hebben vaak een geheugen met hoge capaciteit en verzendsnelheid nodig.
Telefoonsystemen
Kantoren hebben telefoons met vaak meerdere lijnen en identificatie van de beller. Een luidsprekeroptie maakt conferentiegesprekken mogelijk. Hoewel niet elk kantoor een secretaresse heeft, zorgen antwoordsystemen ervoor dat klanten nooit een bezetsignaal horen. Dit zijn berichten die worden afgespeeld wanneer er oproepen binnenkomen en bellers de mogelijkheid bieden hun oproep te leiden.
