Om te ondertekenen of niet te ondertekenen? Dat is de vraag die vaak opduikt wanneer drukke managers een memo gaan schrijven. Anders dan zakelijke brieven, die duidelijk een handtekening vereisen, zijn memo's een andere zaak. Of ze worden ondertekend, is voor veel jonge managers die net beginnen in de bedrijfswereld niet duidelijk. De volgende tips zullen u enig licht laten schijnen op het al dan niet ondertekenen.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Eenvoudig tekstverwerkingsprogramma
-
Grammaticahandleiding of stijlboek, d.w.z. AP-stijlboek
-
Actueel onderzoek, d.w.z. financiële rapporten, boekhoudrapporten, enz.
-
Woordenboek, thesaurus, spreadsheet-software (optioneel)
Op het eerste gezicht lijken ze op elkaar, maar er zijn veel verschillen tussen een memo en een brief. Brieven geschreven op bedrijfsbriefpapier zijn externe documenten. Ze hebben de neiging om naar kleinere externe doelgroepen te gaan, zoals klanten, leveranciers en toezichthouders in de sector. Dit maakt een handtekening een verplicht element. Memo's zijn echter intern en worden meestal alleen gezien door de werknemers van een bedrijf. In de praktijk bevatten memo's geen handtekening. Soms zijn managers echter verstandig om hun initialen naast hun naam in de koptekst op te nemen. De echte truc is om te weten of en wanneer je dit moet doen.
Het doel van een memo zal helpen dicteren of het wel of niet wordt ondertekend. Ten tweede zijn e-mails een primaire tool die door managers wordt gebruikt om informatie met werknemers te delen, of dit nu eenvoudige aankondigingen zijn of belangrijke informatie over beleidswijzigingen. Sommige memo's zijn over het algemeen gevoeliger van aard dan andere.
Hoe gevoelig is de informatie? Routine memo's - die memo's over niet-controversiële onderwerpen - vormen het grootste deel van de memo's verstuurd door managers. Deze soorten memo's vereisen zelden follow-up en hebben de neiging om te worden genomen op nominale waarde. Andere onderwerpen, zoals afslankingsmaatregelen voor bedrijven, verminderde gezondheidsvoordelen, enz., Kunnen voor medewerkers moeilijk te horen zijn. Als gevolg hiervan kan hun geldigheid worden betwist. Wanneer het onderwerp gevoelig is, kan de memoschrijver de notitie initialiseren om de inhoud toe te voegen. Maar zelfs dan zijn initialen niet vereist.
Hoeveel mensen zullen de memo ontvangen? Nogmaals, memo's gaan soms naar honderden mensen en het kan een tijdrovende klus zijn om ze te initialiseren. In de zakenwereld is tijd geld. Zelfs initialen toevoegen kan een grote onderneming zijn. Wanneer u beslist om een memo al dan niet te initialiseren, vraagt u dan welke waarde er met deze taak wordt toegevoegd? Als dit niet het geval is, slaat u deze over.
Tips
-
Handtekeningblokken signaleren aan lezers dat ze het einde van een letter hebben bereikt. Met memo's telegraaft u echter het einde door tijdelijke uitdrukkingen te gebruiken die de conclusie benadrukken, zoals 'bij sluiting' of 'ten slotte'.
Waarschuwing
Denk eraan, of u nu een memo of een brief schrijft, met of zonder een handtekening, het kan een juridisch bindend document zijn. Raak nooit haastig een correspondentie weg. Je zou jezelf en je bedrijf in heet water kunnen krijgen.
