Het melden van een subsidie die uw organisatie heeft ontvangen, is een belangrijk aspect van de relatie tussen de subsidieverlenende instelling en de ontvanger van de subsidie. Subsidierapporten bevatten informatie over de activiteiten die zijn uitgevoerd in het oorspronkelijke subsidievoorstel, nieuwe bevindingen, valkuilen, successen en financiële resultaten. Eerlijk, duidelijk en weldoordacht zijn in een subsidierapport helpt de subsidiërende instelling de impact te meten en te leren van de ervaring van uw organisatie. Het is belangrijk om te rapporteren over de specifieke deliverables en activiteiten die worden voorgesteld in het oorspronkelijke subsidievoorstel. Subsidierapporten bevatten meestal een begeleidende brief, een voorblad, een beschrijving en een financiële sectie.
Verzamel informatie en delegeer taken
Wanneer u begint met het schrijven van een beurstrapport, wilt u heel duidelijk zijn over de specifieke aspecten die u in het subsidievoorstel hebt voorgesteld en zult u bekend zijn met het project dat door die beurs wordt gefinancierd. Raadpleeg het subsidievoorstel en geef de toekenningsbrief toe.
Ruim voor de deadline van het rapport hulp in bij de hoofden van de juiste afdelingen die u nodig hebt om de beurs te voltooien. Neem bijvoorbeeld contact op met finance en accounting voor de financiële overzichten, programmamedewerkers voor veldrapporten, uitvoerend directeur voor handtekening en communicatie voor afbeeldingen.
Verzamel de verschillende materialen en houd ze voor je vingertoppen terwijl je ze allemaal samenvoegt in het rapport.
Schrijf het voorblad en de verhalende sectie
Het eerste gedeelte is het voorblad en vereist basiscontactinformatie en gegevens die uw subsidierapport koppelen aan uw oorspronkelijke subsidieaanvraag. Dit gedeelte bevat de juridische naam van uw organisatie, het datumbereik van het project beschreven in de subsidie, de naam van de uitvoerend directeur of president van uw organisatie, de naam van de contactpersoon die het meest bekend is met het gefinancierde project en het toekenningsrapport. Vermeld ook uw volledige postadres, telefoon- en faxnummers, e-mailadres, projectnaam, bedrag van de subsidie, toekenningsnummer en het doel van de subsidie. Zorg ervoor dat al deze informatie overeenkomt met wat in de oorspronkelijke subsidieaanvraag en toekenningsbrief staat. Voer in de voettekst van uw rapport uw toekennings-ID-nummer en paginanummer van het rapport in.
Leg in de verhalende sectie uit hoe de projectfinanciering een verschil heeft gemaakt in uw gemeenschap of in het leven van de mensen die u hebt geholpen. U kunt kwantitatieve gegevens en statistieken verstrekken, zoals afstudeercijfers, inkomensniveaus of cijfers. U kunt ook kwalitatieve gegevens verstrekken, zoals enquêtes, interviews of verhalen van personen of gezinnen die hebben geprofiteerd van uw diensten.
Vertel de grantmaker of je iets nieuws hebt ontdekt als gevolg van de subsidie. Leg in detail uit of er iets onverwachts is gebeurd, goed of slecht.
Vertel de grantmaker of je in samenwerkingsverbanden met andere organisaties hebt gewerkt en hoe dit invloed heeft gehad op het project. Dit is belangrijk omdat de makers waarde hechten aan samenwerking tussen organisaties.
Deel alle geleerde lessen uit het project. Beschrijf in detail alle uitdagingen die zich tijdens je project hebben voorgedaan en hoe je ze hebt overwonnen. Als je dit goed doet, krijg je veel respect van de subsidieverstrekker. Ze waarderen het wanneer non-profitorganisaties het vertellen alsof het in tegenstelling is tot het overbevolken van de situatie.
Laat de subsidieverstrekker weten wat de toekomstplannen voor het project zijn. Neem de financieringsbronnen op als het project wordt voortgezet. Leg uit hoe je het project kunt veranderen, gezien de nieuwe lessen die je hebt geleerd.
Bedank de grantmaker voor zijn vrijgevigheid in het investeren in uw project. Express je dankbaarheid. Voeg eventuele aanvullende relevante opmerkingen toe.
Financiën opnemen
De bursaal kan om specifieke financiële overzichten vragen, zoals inkomsten, kasstromen en een balans. Leg de aangevraagde verklaringen voor het projectjaar in. Verklaar eventuele extreme veranderingen in uw financiële gezondheid vanaf het moment dat u de subsidietoekenning ontving tot het moment dat u rapporteert. Het is beter dat u erop wijst en een goede uitleg krijgt dan dat de subsidieverstrekker alleen ontdekt wordt. Wees vooraf.
Verstrek een gedetailleerde rapportage over de fondsen van de subsidie die is besteed aan de specifieke projecten. De gegevens die u in dit gedeelte verstrekt, moeten rechtstreeks overeenkomen met uw budget in het voorstel voor subsidie.
Als u onverwachte kosten had, neem ze dan op in het rapport en identificeer ze als zodanig. Leg deze kosten ook uit in het beschrijvingsgedeelte van het toekenningsrapport.
Pakket het rapport
Voeg een korte begeleidende brief toe met de inhoud van het rapport waarin uw toekennings-ID-nummer moet worden vermeld. De brief moet van de directeur of voorzitter van uw organisatie zijn of haar equivalent in de subsidiërende instelling. De brief moet de donor nogmaals bedanken voor de subsidie. Je kunt nooit echt genoeg bedanken.
Bewerk het subsidieverhaal met behulp van een andere collega. Ontvang een definitieve aftekening van financiën op de financiële gegevens. Zorg ervoor dat het lettertype en de toon van het rapport tijdens het bewerken consistent zijn.
Voeg enquêtes, grafieken, kaarten, statistieken of verzamelde informatie toe om uw project te meten. U vat de belangrijkste aspecten in de verhalende sectie samen, maar deze moeten ter referentie beschikbaar worden gesteld. Presenteer alle gegevens zo bondig mogelijk.
Gebruik spaarzame promotie-bijlagen. Grantmakers zijn erg druk en hebben eenvoudigweg geen tijd om al je evenement flyers, foto's en persberichten te doorwaden. Kies de beste twee of drie foto's, een gepubliceerd of uitgezonden mediastuk en misschien een nieuwsbrief van uw organisatie. Als u ervoor kiest om extra materiaal bij te voegen, moet u ervoor zorgen dat het uw zaak ondersteunt en rechtstreeks verband houdt met het project.
Vraag een handtekening van een geautoriseerde vertegenwoordiger van uw organisatie - waarschijnlijk dezelfde persoon die de subsidieaanvraag heeft ondertekend.
Dien op tijd in
Verzend het subsidierapport in het medium en de modus die is vastgelegd in de toekenningsbrief. De subsidieverlenende instelling kan vragen om een e-mail, een online portal hebben of liever drie exemplaren ontvangen die door USPS-mail zijn verzonden. Het is altijd het veiligst om te controleren.
Bevestig de ontvangst. Als u geen automatische bevestiging ontvangt, kunt u contact opnemen met de betreffende medewerker van de subsidieverstrekkende instelling om de ontvangst van uw beurzenrapport te bevestigen.
Bewaar een kopie voor uw administratie. Voor het geval er iets gebeurt met de aflevering van uw subsidierapport, moet u bereid zijn om een nieuw exemplaar aan de subsidieverstrekker te verstrekken.
