Alle organisaties hebben systemen nodig om financiële transacties te registreren en hun activiteiten te rapporteren. Non-profitorganisaties en overheidsinstanties ontvangen geld door donaties of bijdragen en besteden deze middelen uit om hun missies te bevorderen. Deze agentschappen gebruiken de boekhouding van fondsen om financiële acties te registreren en hun financiële posities te communiceren. Fund accounting rapporteert zowel beperkte als onbeperkte nettoactiva op de balans.
Fondsadministratie
Fund accounting is afhankelijk van het kennen van het doel van het ontvangen geld en het rapporteren van de financiën van de organisatie op basis van het doel. Deze agentschappen verzamelen vaak geld voor verschillende doeleinden, zoals een bouwfonds of een missiefonds. Sommige donoren dragen fondsen bij voor een specifiek doel; anderen dragen fondsen bij voor het agentschap om welke reden dan ook. Fund accounting stelt de organisatie in staat om de fondsen volgens elk doel te beheren, en verzekert de contribuanten dat hun geld het doel dient waarvoor het was bedoeld.
Balans
De balans is een van de belangrijkste financiële verklaringen van het agentschap. De balans of de balans geeft de saldo's weer die door het agentschap worden bijgehouden voor elk activum, elke verplichting of elk nettoactief. De balans geeft een overzicht van de activa en passiva in volgorde van liquiditeit; met andere woorden, de activa die het dichtst bij het converteren naar contant geld staan, worden eerst vermeld. De verplichtingen die het dichtst bij het gebruik van contanten liggen, worden eerst vermeld in de rubriek passiva.
Beperkte nettoactiva
Nettoactiva op de balans vallen in verschillende categorieën, waaronder tijdelijk beperkte, permanent beperkte en onbeperkte nettoactiva. Vast geblokkeerde nettoactiva zijn fondsen die worden bijgedragen voor een specifiek doel. De contribuant bepaalde de parameters waarvoor de fondsen konden worden gebruikt en het agentschap kan ze niet voor andere doeleinden gebruiken; deze beperking blijft van kracht zolang het geld bij het agentschap blijft. Tijdelijk beperkte activa worden ook voor een specifiek doel bijgedragen, maar zodra het doel van de bijdrage is bereikt of een specifieke hoeveelheid tijd is verstreken, vervalt de beperking en kunnen de fondsen voor welk doel dan ook worden gebruikt.
Onbeperkte nettoactiva
Onbeperkte nettoactiva houden geen beperkingen aan hun gebruik. Het bureau gebruikt deze fondsen om algemene kosten te betalen of om specifieke doelen van de groep te financieren. De donor draagt het geld bij en stelt het agentschap in staat om alle beslissingen te nemen met betrekking tot het gebruik van het geld.
