Wanneer u een project of team beheert, moet u uiteindelijk producten of services van een extern bedrijf kopen. Bedrijven hebben protocollen die specifieke dollarbedragen beschrijven die werknemers namens het bedrijf kunnen autoriseren. Als een aankoop die u wilt maken hoger is dan de opgegeven drempelwaarde, is een supervisor vereist om de aankoop te autoriseren. In deze gevallen wordt het aankoopvoorstel gebruikt om de noodzaak van een aankoop te rechtvaardigen, met name wanneer de kosten groot zijn of een aanzienlijk deel van het bedrijf betreft.
Maak een vergelijkingsgrafiek. In de grafiek moet elke aanbieder van het goed of de dienst die u zoekt worden vermeld en relevante kenmerken met betrekking tot het aanbod bevatten. Als u bijvoorbeeld een leverancier zoekt die teambuildingactiviteiten voor het personeel levert, omvatten de categorieën: bedrijfsnaam, locatie, activiteitsopties, opties op prijs, opgenomen personeel, afgelopen klanten en verwijzingen / referentie. Voeg zoveel mogelijk attributen "in één oogopslag" toe. Dit maakt de gegevens eenvoudig te beoordelen.
Doe je onderzoek. Stel een lijst samen van drie tot vijf leveranciers die de goederen leveren die u zoekt. Als u meerdere leveranciers in uw voorstel opneemt, duidt dit op due diligence en helpt uw manager uw redenering snel te begrijpen. Vraag een schriftelijke offerte van elke leverancier en vul de vergelijkingsgrafiek met hun gegevens. Plan dienovereenkomstig, aangezien sommige verkopers doorlooptijd nodig hebben om offertes te leveren. Krijg een toezegging van het contact van uw leverancier over wanneer u de schriftelijke offerte ontvangt. Vraag ten slotte de leverancier om referenties van bedrijven waarmee ze zaken hebben gedaan die vergelijkbaar zijn met de uwe.
Refereer naar leverancierreferenties. Alle andere kenmerken, zoals prijs en service, kunnen als gelijkwaardig worden beschouwd, maar niet alle leveranciers passen goed bij uw bedrijf. Een leverancier heeft misschien het juiste product, maar kan het niet op tijd betrouwbaar leveren. Serviceverleners hebben misschien geen ervaring met uw type bedrijf, maar doen het heel goed met andere soorten. Met verwijzingen kunt u zich beschermen tegen dit soort problemen en de geldigheid van uw voorstel versterken.
Neem een beslissing. Vergelijk de leveranciers op basis van de kenmerken die u hebt gedefinieerd, referenties en geschreven offertes. Deel uw bevindingen met een collega wiens mening u waardeert en vraag om haar input. Blijf objectief en kies de leverancier met de sterkste waarde voor het bedrijf.
Maak een memo. Adres de brief aan de beslisser voor de aankoop. Schrijf een korte verklaring van uw intentie om te kopen en geef duidelijk aan waarom de aankoop noodzakelijk is en welke voordelen dit heeft voor het bedrijf. Als u een rendement op uw investering kunt berekenen, moet u deze gegevens opnemen in de notitie. Neem ook het onderzoek op dat u hebt uitgevoerd, de reden voor uw beslissing en de bijbehorende kosten op de korte en lange termijn van de aankoop.
Lever de notitie aan uw supervisor. Neem de leveranciersvoorstellen en de vergelijkingsgrafiek op als bijlagen. Plan een vergadering met uw supervisor om de aankoop gedetailleerd te bespreken. Probeer te anticiperen op vragen die uw leidinggevende zal hebben en kom naar de geplande vergadering met krachtige, zelfverzekerde antwoorden.
Tips
-
Aparte lopende kosten en instellingskosten op uw vergelijkingsdiagram.
