Grootboekrekeninganalyse is een belangrijke taak voor zowel het boekhoud- als het managementpersoneel. Door een grootboekrekeninganalyse uit te voeren, kunt u ervoor zorgen dat alle financiële transacties correct zijn verantwoord in de juiste grootboekrekening. Als financiële transacties worden geregistreerd op een onjuiste rekening, weerspiegelt de jaarrekening onjuiste totalen, wat kan leiden tot problemen bij het maken van een budget voor het volgende boekjaar.
Druk een gedetailleerd grootboekoverzicht af van alle financiële transacties die gedurende een bepaalde periode zijn vastgelegd in een specifieke grootboekrekening. U kunt bijvoorbeeld jaarlijks, driemaandelijks of maandelijks een grootboekrekeninganalyse uitvoeren.
Controleer elke transactie om te bepalen of deze is geïnitieerd door een geldig type transactie-item. Als u bijvoorbeeld een grootboekrekeninganalyse uitvoert op een onkostenrekening en u omzetopbrengsten op de rekening hebt geregistreerd, is die transactie niet correct geregistreerd en moet deze naar de juiste grootboekrekening worden verplaatst.
Bekijk elke transactie om te bepalen of deze is geïnitieerd door een geldige bron. Als u bijvoorbeeld een grootboekrekeninganalyse uitvoert op de kostenrekening van het zwembadonderhoud en een uitgave aan Office Depot ziet, werd de uitgave waarschijnlijk opgenomen in de verkeerde onkostenrekening en moet deze worden gecorrigeerd.
Bekijk de documentatie die de financiële transacties heeft geïnitieerd om de geldigheid van de documenten te controleren. Als u bijvoorbeeld een grootboekrekeninganalyse uitvoert op een onkostenrekening, trekt u de originele factuur voor de uitgaven aan om ervoor te zorgen dat alle facturen geldig zijn. Als het account honderden transacties bevat, selecteert u een willekeurige steekproef van 10 procent van de transacties om de facturen te controleren.
Voer alle nodige correcties uit voor de financiële transacties op basis van uw grootboekrekeninganalyse.
Tips
-
Voer altijd een grootboekrekeninganalyse uit voordat u een werkingsbudget voor het komende jaar opstelt.
