Functiescheiding is een van de zes principes van interne controlemaatregelen die worden gebruikt om de kans op fouten of fraude op de werkplek tot een minimum te beperken. Het is ook bekend als scheiding van taken. Het verdelen en overlappen van taken is een geweldige manier om de kans op menselijke fouten of fraude te verkleinen.
Interne controle
Het doel van interne controle, zoals vermeld in de referentiehandleiding van de University of California, is om de effectiviteit en efficiëntie van de activiteiten, de betrouwbaarheid van de financiële rapportage en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving te bieden. Elke persoon die in een organisatie werkt, is verantwoordelijk voor de implementatie van interne controles. Interne controlemaatregelen garanderen niet de afwezigheid van illegale of immorele handelingen op de werkplek.
Gerelateerde activiteiten
Gerelateerde activiteiten is een concept dat organisaties adviseert om vergelijkbare taken toe te wijzen aan verschillende personen in de inkoop- en verkoopgebieden. Verwante inkoopactiviteiten vinden plaats bij het bestellen, ontvangen en betalen van merchandise. Bestellingsfouten kunnen schadelijk zijn voor een bedrijf. Als een winkel voor auto-onderdelen bijvoorbeeld niet altijd de onderdelen heeft voor een monteur die onderdelen via die winkel koopt, raken ze mogelijk de monteursbranche kwijt. Andere activiteiten die moeten worden opgesplitst, zijn verkoop, verzending en facturering. Misbruik kan optreden van een persoon die kortingen geeft aan familie en vrienden, goederen naar zichzelf verzendt of klanten overlaadt en het verschil opslokt.
Record gescheiden houden van fysieke bewaring
Het scheiden van de plichten van het bijhouden van gegevens en fysieke bewaring verwijst naar het niet toestaan dat een bewaarder fysieke bewaarneming van een actief heeft. Hetzelfde geldt voor de bewaarder van het actief die geen toegang heeft tot de boekhouding. Dit beperkt de kansen van een bewaarder om contant geld of voorraden verkeerd te gebruiken voor persoonlijk gebruik of voor een accountant om transacties met betrekking tot geld of voorraden onjuist vast te leggen.
