Bedrijfseigenaars moeten nauwgezet zijn met elk aspect van hun onderneming. Slordige of luie ondernemers verliezen tijd en geld door losse eindjes; verder, als de zakelijke records en boekhoudsystemen niet correct zijn, kan de eigenaar worden beschuldigd van het overtreden van nationale en federale arbeidswetten. Een dergelijk systeem dat accuraat moet zijn, is het salarissysteem.
Genereer nauwkeurige jaar-tot-datum rapporten voor werknemersinkomen
Een salarissysteem moet in staat zijn om nauwkeurige rapporten over het inkomen van werknemers te bewaren en te genereren. Vanuit het standpunt van de ondernemer kan het kunnen genereren van jaar-to-date inkomstenrapporten de belasting op aangiftebedrijven een beetje eenvoudiger maken: het bedrag dat wordt gebruikt voor het berekenen van belastingaftrek voor zakelijke uitgaven met betrekking tot werknemers (met name het inkomen van de werknemer) kan gemakkelijk toegankelijk zijn. Vanuit het oogpunt van een werknemer kan het van cruciaal belang zijn om de werkgever om een staat van zijn inkomen te vragen van cruciaal belang voor het verkrijgen van leningen of overheidssteun (zoals invaliditeit of werkloosheidsuitkeringen).
Genereer loonstroken en betaalstubs
Een even belangrijke doelstelling van elk salarissysteem is het genereren van salarisstroken en loonstroken. Het automatiseren van deze taak bespaart managers en ondernemers tijd en geld; in plaats van het handmatig controleren van tijdkaarten en het berekenen van een chequebedrag op basis van de gewerkte uren, moet het salarissysteem worden ontworpen om automatisch deze cijfers te berekenen. Medewerkers waarderen ook een tijdige salarisadministratie: het vermindert de angst voor het tijdig ontvangen van cheques en eventuele ongerustheid over het ontvangen van een cheque voor het verkeerde bedrag.
Help eigenaren zich te houden aan arbeidswetten
Een salarissysteem moet het voldoen aan de staats- en federale arbeidswetgeving gemakkelijker maken, terwijl het tegelijkertijd de eigenaar helpt de overheadkosten te verminderen. De federale wet schrijft bijvoorbeeld voor dat werknemers overuren moeten betalen als ze meer dan 40 uur in één werkweek werken.
Een salarissysteem moet automatisch de overuren in rekening brengen. Dit helpt werkgevers om binnen de wet te blijven als het tijd is om overuren te betalen. Aangezien een werkgever het systeem kan gebruiken om het aantal uren dat een werknemer werkt te controleren, kan de werkgever bovendien schema's verschuiven om te voorkomen dat hij extra overuren moet betalen (waardoor de werkgever de kosten laag houdt).
Verder moet een salarissysteem belastingformulieren en andere door de staat gevraagde cijfers (zoals VAIS-bedragen) kunnen afdrukken om het gemakkelijker te maken om te voldoen aan arbeidswetgeving.
