In overheidsboekhouding wijkt de begrotingsbasis van de boekhouding enigszins af van algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen, of GAAP, die wordt gebruikt voor het opstellen van het jaarverslag. Voor budgetteringsdoeleinden wordt een aangepaste periodetoerekeningbasis gebruikt. Verschillende inkomsten en uitgaven van het algemene fonds worden dus anders behandeld en moeten dienovereenkomstig worden afgestemd voor rapportagedoeleinden. Voor de twee methoden om te verzoenen, moeten de verschillen op basis van de budgettaire basis versus de GAAP-basis worden aangepast voor informatieverschaffing in de toelichtingen bij de financiële overzichten.
Algemene fondsafstemming
Correcties voor wijzigingen in de opbrengsten van vorderingen en andere activa. Op basis van de budgettaire basis worden opbrengsten geregistreerd wanneer contanten worden ontvangen, behalve voor bepaalde overlopende posten, in tegenstelling tot GAAP, waarbij de inkomsten worden geregistreerd wanneer ze correct zijn opgebouwd. Bepaalde opbrengsten worden ook gebudgetteerd op basis van gewijzigde kasmiddelen in plaats van op transactiebasis.
Aanpassing voor wijzigingen in uitgaven overlopende rekeningen van crediteuren en overige verplichtingen, zoals salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden. Op basis van de begrotingsbasis worden de uitgaven geboekt wanneer ze in contanten worden betaald, in tegenstelling tot GAAP, waarin de uitgaven worden geboekt wanneer de onderliggende verplichting is ontstaan. Ook worden bezwaringen zoals uitstaande contractuele verplichtingen behandeld als uitgaven, in plaats van een gereserveerd fondsenaldo onder GAAP.
Aanpassen voor toename of afname van doorlopende kredieten. Met het oog op de rapportage van de begroting worden de voortgezette kredieten in het algemeen fonds gerapporteerd met andere financieringsbronnen en het gebruik van middelen voor het berekenen van het begrotingsoverschot of -tekort om de naleving van goedgekeurde uitgaven voor de verslagperiode te helpen aantonen. Voor GAAP-doeleinden zijn doorlopende kredieten echter uitgesloten van het algemeen fonds en worden ze als reserves gerapporteerd.
Aanpassing voor elke overdracht van vorig overschot en herclassificaties van fondsen. Bepaalde uitgaven en opbrengsten die volgens GAAP voor het algemene fonds zijn geboekt, worden niet op dezelfde manier op basis van de begroting geboekt. Namelijk, vaste activa worden afgeschreven voor GAAP-doeleinden, maar worden volledig ten laste van de periode geboekt voor budgettaire doeleinden. Zorg er dus voor dat u zich goed aanpast voor verschillende behandelingen, timing en herkenning tussen de twee boekhoudmethoden.
