Weinig situaties zijn ongemakkelijker dan een werknemer of een klant te moeten vertellen: "Nee." Mensen uit het bedrijfsleven zijn vaak van mening dat weigering om aan verzoeken te voldoen, een slecht gevoel over hen en het bedrijf geeft, wat van invloed kan zijn op toekomstige verkopen. Erger nog, wanneer een klant of werknemer een beslissing neemt, moet je misschien wel één keer nee zeggen, maar twee keer. Op dit punt maakt de schrijver zich zorgen over de juiste toon die moet worden gebruikt en hoeveel informatie moet worden onthuld, opdat de correspondentie verder onderzoek of zelfs juridische actie veroorzaakt.
Zorg dat u een briefhoofd van het bedrijf krijgt dat u voor uw antwoord kunt gebruiken. Een reactie op een hoger beroep is het laatste woord over de kwestie, en het gebruik van officieel briefpapier helpt de indruk van autoriteit over te brengen.
Typ de datum, sla een spatie over en typ de volledige naam en het volledige adres van de ontvanger.
Sla een andere spatie over, typ "Geachte heer / mevrouw (naam van de invoerder)" gevolgd door een dubbele punt. Als u vindt dat speciale stevigheid noodzakelijk is, laat u "lief" weg en typt u simpelweg de naam van de ontvanger. Sla nog een spatie over.
Bel in de eerste alinea de ontvanger onmiddellijk als haar beroep wordt toegewezen en leg in het kort uit waarom zij haar verzoek heeft ontvangen.
Als u geen hoger beroep instelt, bedank de ontvanger voor haar interesse in uw bedrijf of voor haar harde werk en geef haar aan het einde van de alinea het slechte nieuws. Als u het slechte nieuws aan het einde van de alinea plaatst, kunt u eerst de slag verzachten, waardoor de goodwill van de ontvanger behouden blijft. Verklaar de reden voor het kortweg ontkennen van het verzoek; vermijd zoveel details te geven dat de ontvanger het beleid kan bekijken en u op de tweede plaats kan raden.
Geef aanvullende aanvullende informatie in de tweede alinea. Als u het beroep hebt afgewezen, laat het weten dat uw beslissing definitief is en dat de kwestie is gesloten.
Typ 'Groeten' of 'Met vriendelijke groet' en sla drie regelafstanden over. Druk de letter af en teken boven uw naam in blauwe of zwarte inkt. Bewaar een kopie van de brief voor uw administratie.
Stuur de brief per aangetekende post om een verslag van uw antwoord te bewaren en bewijs dat de ontvanger de brief heeft ontvangen. Dit record kan belangrijk zijn als de zaak voor de rechtbank komt.
