Kostenprognoses bevatten details en totale middelen die nodig zijn voor de implementatie van een project. Deze informatie helpt het management bij het opstellen van het projectbudget binnen het bereik van het volledige budget van het bedrijf. Als de kostenraming bijvoorbeeld groter is dan het beschikbare budget, kan het management de projectie gebruiken om te bepalen waar ze moeten bezuinigen op uitgaven, hetzij voor het bedrijf, hetzij voor het project. De projectie van de kosten en het budget dat volgt, helpt ook het project op de juiste manier te houden en vermijdt onbedoeld overbesteding. De projectie biedt ook informatie die het bedrijf gebruikt om te beoordelen wanneer het project in wezen "voor zichzelf heeft betaald".
Items die je nodig hebt
-
Alle voorgestelde uitgavenbehoeften voor een project
-
Projectvoorstel
-
Project tijdlijn
-
Bedrijfs budget informatie
-
Spreadsheet-programma
Verzamel alle informatie die relevant is voor de bestedingsaspecten van een project. Noodzakelijke informatie omvat het salaris voor iedereen die aan het project werkt voor de volledige calculatietijdlijn, informatie over benodigde gereedschaps- of apparatuuraankopen en de kosten van het inhuren van mensen en het trainen ervan.
Bekijk het projectplan of voorstel met speciale aandacht voor de geprojecteerde tijdlijn. Maak aantekeningen over hoe lang het project zal duren om te voltooien, wanneer de beste tijd om met het project te beginnen absoluut noodzakelijke uitgaven en uitgaven zijn die minder noodzakelijk zijn maar de algehele resultaten kunnen verbeteren.
Vergelijk de tijdlijn van het projectvoorstel met het boekjaar en de budgetplannen van het bedrijf. Als de tijdlijn enigszins wordt aangepast, kan het projectbudget worden verdeeld over twee belastingjaren, waarbij het projectbudget hoofdzakelijk wordt gedeeld door twee bedrijfsbegrotingen, waardoor de totale kosten minder uitgesproken zijn voor de reguliere uitgaven van het bedrijf.
Maak een lijst van alle geplande uitgaven voor het project alleen. Afzonderlijke items met elk een kostenprojectie voor elk item. Als er bijvoorbeeld een tiental mensen moeten worden ingehuurd voor het project en opgeleid, zal er een projectie van de trainingskosten zijn evenals de som van de salarissen of lonen van de nieuwe werknemers die in feite kunnen worden gecombineerd met andere salarissen en lonen, tenzij de manager wil alles afzonderlijk vermeld (gespecificeerd). Verhuur of aankopen van apparatuur of gereedschap kunnen aanvullende items zijn, evenals aannemers of benodigdheden.
Gebruik de gespecificeerde lijst om de kostenprojectie te maken. Gebruik voor maximale efficiëntie een spreadsheetprogramma om zowel een diagram voor de gespecificeerde lijst te maken als een grafiek met de verdeling van het geprojecteerde budget. In de grafiek kunnen bepaalde dingen worden gecombineerd om een groter beeld voor de projectmanager weer te geven, zoals het combineren van werknemerslonen en opleidingskosten of het combineren van alle tools, apparatuur en leveringskosten, maar het scheiden van aankopen van huur en werknemers van aannemers.
Schrijf een gedetailleerd rapport waarin de gespecificeerde uitgavenbehoeften worden geschetst en waarin de budgetplanning voor het project wordt toegelicht. Neem informatie op over de tijdlijn, eventuele voorgestelde tijdlijnaanpassingen en waar of hoe de projectkosten kunnen komen uit het algemene bedrijfsbudget.
