Als u van plan bent om een callcenter te starten, kunt u de eeuwenoude aanbeveling veilig stellen dat locatie alles is. Omdat uw enige contact met klanten - of de meesten van hen hoe dan ook - u nooit persoonlijk zal bezoeken, is voldoende ruimte belangrijker dan plaats. Infrastructuur en vereisten voor gegevensopslag zijn ook essentiële overwegingen. Omdat de werkomgeving behoorlijk gehorig kan worden, moet de fysieke indeling niet alleen comfortabel zijn voor uw werknemers, maar ook de ruis verminderen.
Vierkante beeldvereisten
Response Design Corp. - gespecialiseerd in het ontwerpen van callcenters - bespreekt de benodigde ruimte in termen van "vierkante meter per stoel", en beveelt aan dat u 125 tot 150 vierkante meter per stoel toestaat. "Dit vierkante lengte-nummer is van toepassing op alle gebruikelijke gebiedsbehoeften, niet alleen op de kubische," Response Design-aantekeningen. Wat de ruimte in de kast betreft, wordt een callcenter genoemd waarbij elke medewerker van de klantenservice een cel van 33 vierkante voet heeft gekregen. Als je die focussen combineert, heb je als je wilt beginnen met 10 telefoons, ongeveer 330 vierkante meter ruimte nodig voor cabines en nog eens 920 tot 1.170 vierkante voet voor een vergaderruimte, toiletten en gegevensopslag.
Bepaal de infrastructuurvereisten
Werk samen met een zakelijke telecom-consultant om infrastructuurbehoeften te bepalen. Interne bedrading, het telefoonsysteem en bandbreedtevereisten zijn enkele van de belangrijkste overwegingen. Bepaal bijvoorbeeld of standaard geschakelde traditionele telefoonlijnen of Voice Over Internet Protocol de beste keuze zijn. Als u voor VoIP kiest, moet u controleren of er al een potentiële site is opgezet voor glasvezelnetwerkservice en of u de kosten voor eventuele vereiste wijzigingen in de leasebetaling kunt opbouwen of dat u deze kosten vooraf moet betalen. Bandbreedte verwijst naar de snelheid van gegevensoverdracht, die op zijn beurt zowel de snelheid als de efficiëntie van uw internetverbindingen bepaalt.
Optimaliseer de dataopslagomgeving
Installeer de gegevensapparatuur in een afgesloten ruimte met een afzonderlijk airconditioningsysteem en vochtigheidsbewakingsapparatuur om up-time en systeembetrouwbaarheid te garanderen. Avtech Software, Inc., een bedrijf dat is gespecialiseerd in datacenter-temperatuur- en omgevingsbesturing, beveelt een omgevingstemperatuur aan tussen 68 graden en 75 graden Fahrenheit en een relatieve luchtvochtigheid tussen 45 procent en 55 procent.
Aankoop software en apparatuur
In zijn boek "Comdex Call Center Training Course Kit" beveelt auteur en ondernemer Vikas Gupta aan dat alle nieuwe callcenters beginnen met vijf basistechnologieën. Deze omvatten een internetverbinding, een geautomatiseerde oproepverdeler, een interactief spraakresponssysteem, integratie van computertelefonie en tools voor klantcontact. Als u zich richt op uitgaande gesprekken, heeft u ook software voor voorspellende nummers nodig. Elke agent heeft ook een computer en een headset nodig. De prijzen voor software en apparatuur variëren aanzienlijk, dus vergelijk de winkel en krijg op zijn minst drie offertes voordat u een aankoopbeslissing neemt.
Ruis minimaliseren
Beltonen, lopende gesprekken en bedieningsapparatuur dragen allemaal bij aan een lawaaierige werkomgeving. Dit maakt de planning van de vloer, de indeling en het werkstation om geluid onnodig te verminderen. Opties om dit te bereiken zijn onder meer het uitsplitsen van werkstations in plaats van het groeperen van agents, het toevoegen van geluidsbarrièrepanelen tussen werkstations, het bouwen van een of twee privékantoren om te gebruiken voor vergaderingen en oproepen die privacy- en huisvestingsprinters vereisen en kopieermachines weg van werkstations. Planten en zachte, geluidsdempende meubels zoals jaloezieën, tapijten, kussens en gevoerde stoelen kunnen het geluid nog verder verminderen.
