Het invullen en plaatsen van de OSHA Form 300A tussen 1 februari en 30 april is een jaarlijks ritueel voor organisaties met minstens 11 werknemers. Deze Samenvatting van werk gerelateerde verwondingen en ziekten wordt gebruikt voor het vastleggen van arbeidsgerelateerde ziekten en letsels opgelegd door de Occupational Safety and Health Act. De Form 300A, die door personeelszaken gewoonlijk wordt voltooid, biedt een veiligheidsmomentopname voor een organisatie. De informatie die wordt aangeboden komt van formulier 300 Logboek van werk gerelateerde verwondingen en ziekten dat detailleert elk incident en werkgelegenheidsgegevens die, indien niet direct beschikbaar in een HR-rapport, kunnen worden geschat. Volgens de Occupational Safety and Health Administration moet u bijna een uur toestaan om de 300A voor te bereiden.
Startpunt: het 300-logboek
De Society for Human Resource Management beveelt de volgende OSHA-richtlijnen aan en zorgt ervoor dat alle incidenten met bewusteloosheid, taakoverdracht, beperkte baanactiviteit, medische behandeling voorbij fundamentele eerste hulp en tijd weg van werk zijn vastgelegd in het 300-logboek. Gebruik deze tijd om eventuele fouten te corrigeren, zoals het controleren van de verkeerde doos of inconsistente schade- en ziektebeschrijvingen. Als OSHA uw organisatie auditeert, zal het uw formulieren voor het bijhouden van gegevens controleren en kan een boete opleggen als de formulieren niet kloppen. Zodra uw 300 Log compleet is, kunt u beginnen met het opstellen van Form 300A.
Incidentenstatistieken
De linkerkolom van formulier 300A behandelt wat u hebt vastgelegd op uw 300 log. De rechterkant presenteert bedrijfswerkgelegenheidsinformatie.
Breng de totalen over van kolommen G naar J op uw 300-log naar het eerste gedeelte van de linkerkolom, Aantal zaken. Bevestig dat uw totale aantal cases alle logpagina's bevat als u meer dan één pagina hebt. Voer "0" in als u tijdens het kalenderjaar geen beschrijfbare incidenten had. U moet de 300A plaatsen, zelfs als uw organisatie ongevalsvrij was. Als dit niet gebeurt, riskeert het bedrijf een boete van $ 7.000.
De volgende sectie geeft een samenvatting van het aantal dagen met gemiste werkdagen of het aantal dagen dat betrokken werknemers werden overgeplaatst naar andere functies of werkbeperkingen hadden. Jij trekt hier het figuur voor Aantal dagen sectie van formulier 300A van de totalen voor kolommen K en L op het logboek, opnieuw bevestigend dat u alle pagina's hebt opgenomen. Schrijf "0" als er geen toepasselijke dagen waren.
De laatste sectie voor incidentenstatistieken, Soorten letsel en ziekte, vraagt de totalen uit sectie M van uw 300 log voor elk van de zes categorieën:
- verwondingen
- Huidaandoeningen
- Ademhalingsaandoeningen
- vergiftigingen
- Gehoorverlies
- Alle andere ziekten
Controleer elke pagina van uw 300 Log om er zeker van te zijn dat u elke case hebt opgenomen. Geef geen letsel of ziekte aan voor een van deze zes typen met een "0."
Bedrijfsoverzicht
De rechterkant van uw 300A is gereserveerd voor bedrijfsinformatie. Voer de naam, het adres, de branche en de twee-, drie- of viercijferige SIC of standaard industriële classificatie of het twee- tot zescijferige NAICS-nummer of de Noord-Amerikaanse industriële classificatie in.
Sommige organisaties met meerdere locaties verstrekken hun HR-afdelingen de werkgelegenheidsstatistieken die nodig zijn voor het gedeelte onder de bedrijfsgegevens: Jaarlijks gemiddeld aantal werknemers en Totaal aantal gewerkte uren van alle medewerkers afgelopen jaar. OSHA heeft echter een werkblad om u te helpen deze twee werkgelegenheidscijfers te schatten. Volg deze stappen om te bepalen wat u voor het aantal werknemers wilt gebruiken:
- Verzamel totalen voor elke klasse van werknemers op de loonlijst gedurende het jaar: Fulltime, parttime, seizoensgebonden, tijdelijk per uur en in loondienst.
- Let op hoeveel betaalperioden je had voor het jaar.
- Deel de totale werknemers door het aantal betaalperiodes.
- Rond je antwoord af op het volgende hele getal.
Als uw bedrijf 350 werknemers en 12 loonsperioden had, is uw gemiddelde aantal werknemers per betaalperiode 29,17 na het delen van 350 met 12. U zou 29 invoeren als de Jaarlijks gemiddeld aantal werknemers vanwege de afrondingsrichtlijn van OSHA.
Het schatten van de totale gewerkte uren is ook een proces in vier stappen:
- Noteer het aantal fulltime werknemers.
- Vermenigvuldig het aantal voltijdse werknemers met het aantal uren dat een voltijdwerknemer in een jaar werkt, exclusief betaald verlof. Misschien heb je een aantal werknemers die halverwege het jaar zijn aangenomen; pas uw nummers dienovereenkomstig aan.
- Voeg aan dit cijfer alle overuren toe die door alle werknemers zijn gewerkt, inclusief seizoenshulp, parttimers en uitzendkrachten.
- Rond het antwoord tot het volgende hele getal. 65,6 wordt bijvoorbeeld 66 totale aantal gewerkte uren van alle werknemers in het kalenderjaar dat onder de 300A valt. Voer dit nummer in op het formulier.
Overweeg een bedrijf dat 32 fulltime werknemers had die 49 uur per week werkten gedurende 49 weken omdat ze twee weken betaalde vakantie en vijf betaalde vakanties hadden. Niemand op de loonlijst werkte overuren. Dit betekent dat elke werknemer 1.960 uren gedurende het jaar heeft gewerkt. De persoon die de 300A voltooit, zou 32 keer 1.960 vermenigvuldigen om 62.720 uur te krijgen. Afronding naar het volgende hoogste gehele getal, de juiste invoer wordt 63.000 Totaal aantal gewerkte uren van alle medewerkers afgelopen jaar.
Voordat u uw 300A-samenvatting publiceert in de werknemerslounge of een ander gebied waar werknemers het kunnen bekijken, moet een manager in de organisatie, zoals een algemeen manager, het ondertekenen en daten.
