Elke transactie die plaatsvindt in een organisatie vereist dat de boekhoudafdeling rekening houdt met de financiële impact ervan. De accountant moet elke transactie met financiële gevolgen opnemen in de administratie. Veel bedrijven geven debet- en creditcards uit aan werknemers om de onkostenvergoedingen die het verwerkt te verminderen. In plaats van werknemers te vergoeden, betaalt het bedrijf de creditcardrekening of past het zijn administratie aan voor de debettransactie. De boekingen variëren afhankelijk van het feit of de medewerker een betaalpas of creditcard heeft gebruikt.
Debetkaart-transactie
Banken geven debetkaarten uit aan werknemers van het bedrijf om het aantal controles dat het bedrijf nodig heeft om te printen te verminderen. Een pinpastransactie verwijdert geld van de bankrekening van het bedrijf op het moment dat de transactie plaatsvindt. De werknemer gebruikt een bankpas op dezelfde manier waarop hij een creditcard gebruikt bij het doen van aankopen. De bank ontvangt een elektronische kennisgeving van de transactie en draagt het geld over aan de verkoper om de transactie te betalen.
Betaalpasadministratie
Wanneer een medewerker een transactie uitvoert met behulp van de bankpas, moet de bedrijfsaccountant de financiële administratie bijwerken. De accountant neemt contact op met de medewerker om te bepalen waarvoor de transactie was. De accountant gebruikt deze informatie om te bepalen welke onkostenrekening moet worden gebruikt in de accountingingang. De accountant verhoogt de kostenrekening en verlaagt het geld.
Creditcard-transactie
Banken geven kredietkaarten uit aan werknemers van het bedrijf om het aantal onkostendeclaraties van werknemers te verminderen. Een creditcardtransactie creëert een verplichting voor het bedrijf dat het bedrijf verplicht om de bank aan het einde van de periode te betalen. De werknemer maakt gebruik van een creditcard bij het online, telefonisch of persoonlijk doen van aankopen. De bank ontvangt een elektronische kennisgeving van de transactie. Aan het einde van de periode voegt de bank alle transacties toe en stuurt een factuur naar het bedrijf.
Creditcard-boekhouding
Wanneer een medewerker een transactie uitvoert met behulp van de creditcard, bewaart zij haar kwitantie en schrijft een beschrijving van de transactie op de kassabon. Aan het eind van de maand legt ze al haar inkomsten voor aan de bedrijfsaccountant. De accountant vergelijkt de ontvangsten met de factuur en zorgt ervoor dat alle transacties worden verantwoord. De accountant gebruikt de kassabonnen om te bepalen welke onkostenrekening moet worden gebruikt in de boekhoudingsvermelding. De accountant verhoogt de kostenrekening en verlaagt het geld.
