Efficiëntie is de sleutel tot zowat elke kantoor- of bedrijfsomgeving. Georganiseerd zijn is een vaardigheid die elke kantooromgeving ten goede zal komen. Een ding dat je misschien wilt verbeteren, zelfs als je merkt dat je over het algemeen georganiseerd bent, zijn je documentarchivering en onderhoudsprocedures. U kunt uren zoeken naar belangrijke documenten als er geen systeem is om ze te beheren. De mogelijkheid hebben om de benodigde documenten te verkrijgen wanneer u onder druk staat, is van vitaal belang. Hoewel sommige werkplekken werkelijke fysieke bestanden hebben, gebeurt het grootste deel van het document indienen op de computer.
Naamgeving
Geef alle bestanden en mappen een naam op een consistente manier. Noem sommige niet op datum en anderen op de naam van het project. Zorg ervoor dat elk bestand van een bepaald project iets unieks heeft aan het project in zijn titel. Maak een masterprojectmap met een gemakkelijk herkenbare naam. Verdeel deze map in submappen met duidelijke titels die u kunt gebruiken om de namen te vermelden van degenen die eraan werken of andere noodzakelijke dingen.
Besparing
Bewaar vergelijkbare documenten samen. Als u met een bepaald project bezig bent, slaat u alle documenten in dezelfde hoofdmap op uw computer op. Dit is efficiënter en logischer dan alle spreadsheets of alle afbeeldingen op verschillende plaatsen op te slaan. Wanneer u met details aan het worstelen bent, brengt één klik u naar het project.
Inhoud
Neem voordat u begint met het archiveren van documenten de tijd om de inhoud te bekijken. Bewaar niet alle informatie die naar u is verzonden. Dit betekent meer tijd om onnodige dingen later te doorzoeken. Als het document relevant is voor uw specifieke project, sla het dan op. Als dit niet het geval is, verwijdert u het van uw computer.
staat
Aparte documenten die deel uitmaken van het lopende werk van documenten die voor voltooid werk zijn en die alleen worden opgeslagen voor referentie- en registratiedoeleinden. Gebruik uw mapsysteem. Sla de huidige documenten op een gemakkelijk toegankelijke plaats op, zoals het bureaublad van uw computer. Nadat het werk is voltooid, verplaatst u het naar de projectmap waarin u voltooid werk opslaat. Pas deze methode aan uw bedrijf aan.
