Om een leider in de sector te worden of zelfs om gewoon verder te komen in je carrière, moet je de kunst van communicatie beheersen, of het proces waarin individuen interageren, ruilen en interpreteren van betekenissen. Het is gemakkelijk om informatie non-stop door te geven via een lui praatje. Effectief communiceren vereist vaardigheden en finesse. Om succesvol te kunnen communiceren, moet je ideeën effectief, overtuigend, duidelijk en beknopt kunnen presenteren.
Hoe de kunst van communicatie in het bedrijfsleven meester te worden
Als essentiële kwaliteit in de bedrijfswereld kan communicatie uw carrière maken of breken. Om een leider in de sector te worden of zelfs om gewoon verder te komen in je carrière, moet je de kunst van communicatie beheersen, of het proces waarin individuen interageren, ruilen en interpreteren van betekenissen. Het is gemakkelijk om informatie non-stop door te geven via een lui praatje. Effectief communiceren vereist vaardigheden en finesse. Om succesvol te kunnen communiceren, moet je ideeën effectief, overtuigend, duidelijk en beknopt kunnen presenteren. Communicatie is alleen succesvol wanneer zowel de afzender als de ontvanger de inhoud in de gepresenteerde informatie op dezelfde manier begrijpen. Dus hoe beheers je de kunst van communicatie?
Begrijp de basisprincipes voor de communicatie Eerst moet u duidelijk zijn waarom u communiceert en vervolgens uw boodschap communiceren zonder misverstanden en verwarring als gevolg. Verminder de frequentie van misverstanden met duidelijke, beknopte, nauwkeurige en goed geplande communicatie. Overweeg je doelstellingen, want je moet het formuleren om het te bereiken. • Wat wil je dat je publiek onthoudt? • Wat wil je overbrengen? • Wat wilt u dat uw bericht bereikt?
Ten tweede moet u weten hoe u de informatie op zo'n manier verzendt dat deze correct door de ontvanger kan worden gedecodeerd. Succes in dit hangt af van zowel het duidelijk vermelden van de informatie, maar ook in het anticiperen op en het elimineren van mogelijke bronnen voor misverstanden. De sleutel: uw publiek kennen. Je boodschap wordt overgebracht aan individuele leden van het publiek, die allemaal het communicatieproces ingaan met zijn eigen ideeën en overtuigingen die ongetwijfeld zijn begrip van de boodschap zullen beïnvloeden. Het is ook essentieel dat u de sterke en zwakke punten begrijpt van de verschillende communicatiekanalen, waaronder, maar niet beperkt tot, in persoon, telefoon, e-mail en tekst. Zorg ervoor dat u het juiste kanaal gebruikt voor uw bericht. Het is bijvoorbeeld waarschijnlijk niet de meest effectieve manier om lange aanwijzingen via de telefoon te geven. Evenzo geeft geen van beide negatieve feedback via e-mail. Onderzoek de sterke en zwakke punten van alle communicatiekanalen in relatie tot uw bericht om ervoor te zorgen dat u het kanaal kiest dat het bericht het beste communiceert. Wees ontvankelijk voor feedback van uw publiek, vooral wanneer u persoonlijk of via de telefoon communiceert. Besteed aandacht aan zowel verbale als non-verbale reacties op uw bericht om te helpen meten of het publiek de betekenis van de gepresenteerde informatie begrepen heeft. Een andere manier om uw communicatievaardigheden in het bedrijfsleven te vergroten, is door barrières te verwijderen die misverstanden kunnen veroorzaken. Potentiële hindernissen voor uw bericht kunnen van alles zijn: te lang zijn, het verkeerde communicatiekanaal gebruiken, ongeorganiseerd zijn in uw presentatie van de informatie, gebrekkige verbale en non-verbale taal gebruiken, teveel informatie te snel aanbieden, de cultuur van het publiek niet begrijpen en geen vereenvoudigde en beknopte boodschap presenteren. Naast deze algemene richtlijnen, kun je je communicatievaardigheden verbeteren door je te richten op meer algemene communicatievormen, zoals het creëren van effectieve en eerste indrukken, het overbrengen van correcte non-verbale lichaamstaal, efficiënt verbaal communiceren, actief luisteren, je richten op het ontwikkelen van je schrijven vaardigheden en het leren van de juiste etiquette voor communicatie via technologische kanalen.
Creëer een blijvende eerste indruk Het doel van het creëren van een blijvende eerste indruk is om troost, vertrouwen en een band te krijgen met de persoon die u ontmoet. Er is maar een korte blik nodig, ongeveer drie seconden, zodat iemand je kan evalueren wanneer je hem voor de eerste keer ontmoet. Hun mening over jou wordt snel gevormd op basis van je uiterlijk, lichaamstaal, manier van doen, maniertjes en hoe je gekleed bent. In het bedrijfsleven is het van cruciaal belang dat u altijd een indruk van professionele aanwezigheid creëert. Enkele eenvoudige manieren om een krachtige en effectieve eerste indruk te maken, zijn als volgt: • Zorg voor vriendelijk direct oogcontact om wederzijds vertrouwen te ontwikkelen. • Ga rechtop zitten en rechtop zitten, want een goede houding creëert een directe indruk van competentie en laat zien dat je comfortabel bent in zakelijke situaties. • Zorg voor oogcontact door de handshake en richt de persoon op naam. • Kom tien tot vijftien minuten voor de geplande tijd aan. • Kleed u passend voor de vergadering. Ken de tradities en normen, want je wilt niet in een pak verschijnen als iedereen casual gekleed is. • Zorg voor een schoon en opgeruimd uiterlijk. Voer een snelle controle van dertig seconden voorafgaand aan de vergadering uit. • Glimlach met warmte en vertrouwen. • Wees hoffelijk en attent.
De eerste indruk gaat over het genereren van een perceptie van professionele aanwezigheid om geloofwaardigheid te vestigen. Gebruik je lichaamstaal om gepast vertrouwen en zelfverzekerdheid te projecteren door rechtopstaand te staan, warm te glimlachen om anderen op hun gemak te stellen, vriendelijk oogcontact te maken, begroet met een stevige handdruk, beleefdheidsfancties aan iedereen uit te reiken, oprecht enthousiasme en hoffelijkheid te tonen en passend te kleden.
Benadruk uw boodschap door non-verbale communicatie. Slechts ongeveer zeven procent van de emotionele betekenis in een bericht bestaat uit de eigenlijke woorden en nog eens achtendertig procent wordt gecommuniceerd door onze tone-of-voice en voice flex. Dit betekent dat vijfenvijftig procent van onze betekenis in berichten wordt overgedragen via non-verbale communicatie, waaronder gezichtsuitdrukking, gebaren en houding. Dus zelfs als je misschien één ding zegt, kan je lichaamstaal iets heel anders uitdrukken. Slimme professionals maken gebruik van non-verbale communicatievaardigheden om een vertrouwensrelatie op te bouwen met klanten en collega's door hun lichaamstaal consistent en congruent te houden met hun verbale boodschap. Om te gedijen in de bedrijfswereld, moet je leren om niet alleen je boodschap mondeling maar ook non-verbaal over te brengen. Gebruik non-verbale communicatie bewust en opzettelijk om er een bron van kracht en kracht van te maken in uw zakelijke interacties. Begrijp eerst uw non-verbale communicatie, sterke en zwakke punten, en breekt vervolgens de componenten af en oefent een krachtige, consistente en natuurlijke uitvoering, beginnend met oogcontact. Probeer te beginnen met het volgende: • Onderzoek uw binnenkomst in een kamer. Wordt je opgemerkt wanneer je een kamer binnengaat? • Biedt u uw hand onmiddellijk aan wanneer u iemand ontmoet, ongeacht ras of geslacht? • Maak je consequent oogcontact met anderen tijdens vergaderingen en tijdens gesprekken? • Heeft u de neiging om op een afleidende manier te gebaren die iemands vermogen om contact met u te maken zou kunnen belemmeren? • Zijn de non-verbale signalen die u verzendt duidelijk en consistent met uw bericht? Of zijn mensen in het algemeen verward over waar ze staan met jou? • Ben je je bewust van je gezichtsreacties in verschillende situaties?
Onze fysieke aanwezigheid is het ding dat anderen opmerken wanneer ze ons ontmoeten, dus zorg ervoor dat je energie ademt, een juiste houding hebt, een stevige handdruk en vriendelijk oogcontact maakt. Leer niet alleen je oorspronkelijke lichaamstaal onder de knie te krijgen, maar ook je reacties op anderen, zoals het vasthouden aan een onbewogen gezicht wanneer je boos bent. Ten slotte moet je leren matchen en spiegelen door de omgangsvormen en maniertjes aan te nemen van de persoon of personen met wie je communiceert.Het afstemmen van energieniveaus, gezichtsuitdrukkingen, tone-of-voice, vocabulaire en tempo is de snelste manier om een verstandhouding op te bouwen in het communicatieproces. Niet-verbale aanwijzingen bieden een context voor het interpreteren van de onbewerkte inhoud van communicatie, dus u moet ervoor zorgen dat uw verbale en non-verbale bericht synchroon blijft.
Herleef verbale communicatie Face-to-face communicatie zal altijd het beste communicatiekanaal zijn. Onderschat nooit de waarde van stemgeluid en de emotie gedragen door lichaamstaal, vooral niet wanneer iemand wordt bekritiseerd of negatieve feedback wordt gegeven. Als u het niet eens bent met iemand terwijl uw woorden uw onenigheid kunnen uiten, kan uw toon, houding en oogcontact tegelijkertijd uw waarde en respect voor de mening van de ander uitdrukken. Hoewel een telefoongesprek ook een beter communicatiekanaal is, valt het nog steeds op een verre seconde naast persoonlijke interacties. We vertrouwen op de rijke stoofpot van non-verbale signalen om de betekenis achter andermans woorden te interpreteren en face-to-face ontmoetingen helpen om mogelijke hindernissen te compenseren die de bedoelde boodschap zouden kunnen misleiden. Dus, als je ooit twijfelt over welke methode te gebruiken, is communiceren met iemand persoonlijk altijd de veiligste en meest effectieve methode om ervoor te zorgen dat je boodschap effectief wordt gecommuniceerd. Als je moeite hebt om jezelf verbaal uit te drukken, probeer dan een deel van het volgende om je verbale communicatievaardigheden aan te scherpen: • Bekijk verbale interacties in je kantoor om te luisteren naar hoe individuen ideeën presenteren aan cliënten, de toon van stem- en stemverleiding horen die wordt gebruikt bij het presenteren ideeën en hoe punten van verschil worden besproken. • Oefen je ideeën uit te drukken aan vrienden en familie en laat ze je kritisch uiten. Zorg ervoor dat je weet of ze begrepen wat je probeerde over te brengen of niet. • Krijg een parttime verkoopjob om u te helpen vertrouwen te krijgen in het uiten van uzelf en verbaal communiceren met anderen. • Gebruik verhalen, citaten en moppen om uw boodschap over te brengen. • Organiseer uw ideeën van tevoren en bereid uw boodschap voor. • Kies je woorden met zorg. Spreek specifiek, bondig en vermijd zorgeloze taal. • Wees positief in houding en in woordselectie. • Gebruik levendige taal, voorbeelden, blijf vrolijk en gebruik een verscheidenheid aan stemtonen om het publiek betrokken te houden. • Tape jezelf vast om je unieke communicatiestijl beter te begrijpen.
Het beheersen van verbale communicatie ontwikkelt persoonlijke groei en verbetert de zakelijke relaties en interacties. Woorden hebben de kracht om emoties te creëren en mensen te bewegen de gewenste actie te ondernemen. Profiteer van de kracht van verbale communicatie om u te helpen uw carrièredoelen te bereiken.
Ken de kracht van actief luisteren Terwijl het uiten van je eigen ideeën belangrijk is in communicatie, is actief luisteren naar anderen net zo belangrijk om de kunst van communicatie onder de knie te krijgen. Een groot deel van de communicatie vereist effectief luisteren. Slechts ongeveer 25-50% van wat we horen, wordt feitelijk onthouden, wat betekent dat je een bewuste poging moet doen om niet alleen de woorden te horen die iemand zegt, maar ook om te proberen de totale boodschap te begrijpen die wordt overgebracht. Onderschat de kracht van stilte niet. Richt je luisteren door niet na te denken over wat je hierna gaat zeggen, maar maak een bewuste poging om je mentaal te concentreren en fysiek alert te blijven. Een actieve luisteraar worden kost tijd, geduld en oefening. Gebruik de onderstaande elementen om je actieve luistervaardigheden te verbeteren. • Richt uw aandacht op de spreker. Let goed op hun non-verbale communicatie. • Laat zien dat u luistert door uw lichaamstaal, gebaren, glimlach en zo nu en dan een knikje. • Erkennen wat de ander zegt met een enkele knik of "uh huh." • Geef positieve feedback door te parafraseren wat er gezegd is, open vragen te stellen of periodiek samen te vatten. • Veroordeel oordeel totdat de spreker zijn boodschap volledig heeft gepresenteerd. Niet storen. • Sta niet toe dat uw persoonlijke filters, veronderstellingen, beoordelingen en overtuigingen de informatie die u hoort, verstoren. Om het begrip te verhelderen, vat je samen wat er is gezegd. • Geef de persoon uw onverdeelde aandacht. Sta jezelf niet toe om afgeleid te worden door je omgeving.
Luisteren is meer dan alleen het horen van de woorden die gezegd worden. Actief luisteren houdt in dat je je concentreert op stemgeluid, woordselectie, non-verbale lichaamstaal, stemver buiging, niet naar conclusies springen en niet vervormen wat wordt gezegd door onze eigen percepties. Actief luisteren gaat over objectief en open zijn voor wat iemand communiceert zonder onze persoonlijke overtuigingen de boodschap te laten beïnvloeden. Bouw betere zakelijke relaties en verminder relatieconflicten door je vermogen om te communiceren via actief luisteren te verfijnen.
Illustreer onderscheid door opmerkelijk schrijven
Als een meer concrete vorm van communicatie laat het geschreven woord minder ruimte voor fouten en vergissingen. In een technologisch bedreven samenleving, waar schriftelijke communicatie snel de voorkeursmethode voor communicatie wordt, is efficiënt kunnen communiceren door middel van schrijven een belangrijke vaardigheid om te verfijnen. Op de werkplek van vandaag zoeken werkgevers actief naar individuen die over het vermogen beschikken om effectief te communiceren via het geschreven woord. Hoe kun je je schrijfvaardigheid oppoetsen? • Vermijd straattaal. • Blijf weg van symbolen en vermijd clichés. • Speld namen altijd correct. • Houd zinnen kort en eenvoudig. • Proeflezen, proeflezen, proeflezen. • Herzie documenten tot ze duidelijk en beknopt zijn. Vermijd externe informatie. • Zorg ervoor dat documenten logisch zijn georganiseerd. • Bewerk je schrijven voor woordkeuze en overtolligheden. • Gebruik de juiste interpunctie en de juiste grammatica. • Verbeter uw vocabulaire door een woordenboek te gebruiken om de betekenis van onbekende woorden op te zoeken. • Lees elke kans die je krijgt. Hoe meer je leest, hoe meer je je woordenschat uitbreidt en je bewustzijn van effectief schrijven vergroot.
Leer schrijven te beschouwen als een vaardigheid die voortdurend moet worden verfijnd door oefening en inspanning. Oefen elke kans die je krijgt effectief met schrijven, zelfs wanneer je eenvoudige e-mails schrijft aan vrienden en familie. Schriftelijke communicatie heeft een blijvende impact en een permanente aanwezigheid, dus let altijd goed op met wat u communiceert door te schrijven.
Demonstreer de juiste etiquette in technologische communicatie. Aangezien de eenentwintigste-eeuwse werkplek diverser en meer technologisch bedreven wordt, moeten uw communicatievaardigheden voortdurend worden verfijnd om carrièresucces te garanderen. Naarmate het oude managementmodel van dictatuur wordt vervangen door participatief management en een groter gebruik van teams, wordt de oude communicatiemethode die persoonlijke of spraak-naar-stem communicatie begunstigt, vervangen door onpersoonlijke communicatiemethoden zoals e-mail, fax en voicemail. Ondanks het toegenomen gebruik van technologie voor communicatie en hoewel ze een snelle oplossing bieden voor het overbrengen van informatie, moet u er rekening mee houden dat deze methoden meer ruimte laten voor misverstanden en conflicten. Probeer alleen feitelijke informatie via deze kanalen te communiceren. Bewaar alle communicatie waarbij emoties worden uitgedrukt voor persoonlijke methoden, zoals persoonlijk of telefonisch.
Alles bij elkaar leggen Voorbeeldige communicatievaardigheden zijn enkele van de meest gewilde kwaliteiten in de zakenwereld. Zoals Robert Kent, de voormalige decaan van de business school van Harvard, zo adequaat samenvatte: "In zaken is communicatie alles." Zonder het vermogen om effectief te communiceren, zijn we niet in staat berichten accuraat over te brengen, anderen te laten weten wat we denken of voelen, partnerschappen opbouwen, anderen motiveren of conflicten oplossen. Naarmate je hogerop gaat, worden communicatievaardigheden alleen maar essentiëler voor je succes. Succesvol communiceren is gelijk aan een succesvolle carrière.
