Iedereen die naar een professionele conferentie is geweest, heeft waarschijnlijk een conferentietas en een registratiepakket met reclame en promotiegenoten ontvangen, zonder er zelfs aan te denken wie die honderden of duizenden tassen en pakjes heeft ingepakt. Het verpakken van conferentietassen en registratiepakketten kan een tijdrovende klus zijn. Door een spelplan op te stellen en van tevoren te worden georganiseerd, kunt u uw materialen voorbereiden op uw conferentie en het verpakkingsproces eenvoudiger maken.
Items die je nodig hebt
-
Conferentiezakken
-
Mappen met twee zakken
-
Sprekers biografieën
-
Naamplaatjes
-
Conferentieschema
-
Promotiemateriaal
-
Materiaal van sponsors
Maak een lijst met items in uw conferentietas en registratiepakketten drie maanden vóór uw evenement. Items die in de conferentietas moeten worden opgenomen, zijn naamlabels voor deelnemers, promotieartikelen van uw bedrijf, zoals bekers met uw bedrijfslogo erop en materialen die uw sponsors leveren. Registratiepakketten moeten het schema van de deelnemer, sprekersbiografieën en conferentieprogramma bevatten. Begin met het verzamelen van deze items en organiseer ze in een gebied waar je ze inpakt.
Promotiemateriaal bestellen ongeveer twee maanden vóór de conferentie. Neem contact op met de drukkerijen in uw regio om te zien wat voor soort deals beschikbaar zijn. Neem contact op met sponsors om bijdragen aan te vragen voor deelname aan de conferentietas.
Organiseer een bag-stuffing party drie weken voor de conferentie. Plaats de zakken op een tafel, waar de pakker er een pakt en loop een assemblagelijn van de artikelen naar beneden, plaats ze in de zak.
Herhaal stap drie met behulp van de materialen voor de registratiepakketten. Plaats een stapel mappen met twee zakken op een tafel zodat de packer kan worden opgehaald. Leg alle items die in de map worden geplaatst (zie het gedeelte Things You Need Need) aan een lange tafel. De verpakker loopt door de lopende band en plaatst de artikelen in het registratiepakket.
