Het administreren van voorraden kan gecompliceerd zijn met specifieke regels voor debiteringen en kredieten die van invloed zijn op verschillende rekeningen. Gelukkig helpen geautomatiseerde boekhoudsystemen in dit proces, waardoor fouten worden geminimaliseerd en veel taken automatisch worden uitgevoerd. De regels voor voorraadadministratie in de Verenigde Staten worden beheerst door de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes, ook wel GAAP genoemd.
accounts
Een bedrijf moet ten minste één account hebben voor voorraad - een activumrekening met een regulier debetsaldo. Productiebedrijven kunnen meer dan één voorraadrekening hebben, zoals Inventarisatie van werken en Voorraadinventaris. Sommige bedrijven gebruiken ook een Aankoopaccount (debetrekening) om voorraadaankopen te herkennen. Productie- en merchandisingbedrijven kunnen accounts gebruiken met de naam Kosten verkochte goederen of Kostprijs geproduceerde goederen. Zoals bij elke debetrekening, worden al deze accounts verhoogd met debet en verminderd met credits.
Verhogingen van inventaris
Voorraadverhogingen zijn vaak te wijten aan aankopen. De journaalboeking om de voorraad te verhogen, is een debet voor voorraad en een tegoed voor contant geld. Als een bedrijf het aankoopaccount gebruikt, moet het item het aankoopaccount debiteren en Contant crediteren. Aan het einde van een periode wordt het Aankoopaccount op nul gezet met het saldo naar Inventaris. Verhogingen kunnen ook te wijten zijn aan verkooprendementen en in die situatie is de journaalboeking met voorraad het debiteren van voorraad- en kredietkosten van verkochte goederen. Vaak wordt een afzonderlijke voorraadrekening voor geretourneerde goederen gebruikt, behalve de reguliere voorraad.
Verlagen in inventaris
Een voorraad daalt met de verkoop. De invoer met voorraad betreft het debiteren / verhogen van de kostprijs van verkochte goederen en het crediteren / verminderen van voorraad. In plaats van deze journaalboeking te maken, berekenen sommige bedrijven de kosten van verkochte goederen op basis van het voorraadaantal aan het einde van de periode. Merk op dat kortingen op verkopen geen effect hebben op voorraadrekeningen - kortingen worden alleen opgenomen als deel van verkoop / contanten of verkoop / debiteurrekeningen.
aanpassingen
Voorraadrekeningen kunnen worden aangepast voor verliezen of voor correcties na een telling van de fysieke voorraad. Accountants kunnen bijvoorbeeld de waarde van voorraad voor veroudering verlagen. De journaalboeking om het voorraadsaldo te verlagen, is om voorraad te crediteren en een kost af te schrijven, zoals Verlies voor Weigering in Marktwaarde-rekening. Aanpassingen om de voorraad te verhogen, houden een debet in voor Voorraad en een creditering op een rekening die betrekking heeft op de reden voor de aanpassing. Het krediet kan bijvoorbeeld gaan naar crediteuren of contanten, als de aanpassing betrekking heeft op aankopen die niet in de boeken zijn opgenomen.
