Het rijk van zakelijke communicatie omvat vele soorten formele brieven. De brief van onderzoek, soms gespeld als "onderzoek", fungeert vaak als eerste stap naar voortdurende communicatie. Zaken tussen een consument en producent, tussen twee bedrijven of tussen een werkgever en een werknemer beginnen vaak met het verzoek van één partij. Communicatie kan ook eindigen zodra de schrijver dat eerste antwoord heeft ontvangen.
Tips
-
Wanneer u iemand naar informatie vraagt, is dat een brief van onderzoek. Je kunt ze gebruiken om allerlei zaken aan te pakken, zoals sponsoring, vacatures, verkoop, projecten en financiering.
Letter of Inquiry Basic Definition
Wat is een brief van onderzoek? Wanneer een persoon specifieke informatie van een andere partij nodig heeft, kan die persoon overwegen een vragenbrief te schrijven. Kort gezegd stelt deze brief een vraag of een verzoek aan de lezer met de bedoeling om de lezer te overtuigen om te reageren. De ideale vraag identificeert een specifiek individu dat op een beknopte, doelgerichte manier in staat is om adequaat te reageren. De eigenaar van een administratiekantoor kan bijvoorbeeld een brief van onderzoek naar een verkoopmanager voor kantoorbenodigdheden sturen om een catalogus of een bezoek van een verkoopvertegenwoordiger aan te vragen, waarin wordt uitgelegd dat hij van plan is zijn bedrijf bij te werken of te verhuizen.
Basisformaat
Vergeet het adresseren van uw brief van onderzoek "Aan wie het kan betreffen;" in plaats daarvan, identificeer een specifieke contactpersoon binnen de kop en waar mogelijk uw brief. Als je bijvoorbeeld schrijft over een stage, doe dan een beetje huiswerk, telefonisch of online, om de naam van de rekruteringsmanager te bepalen. Een standaardaanvraagbrief heeft ongeveer drie paragrafen. De eerste alinea geeft aan wat de schrijver wil, zoals informatie over een product, het openen van een baan of een ander verzoek; bijvoorbeeld:
Geachte mevrouw Smith,
Ik ben een student (naam van het college) en werk aan een Bachelor of Arts in de jeugdzorg. Tijdens het zoeken naar een stage voor de zomer van 20XX, vond ik je lijst met programma's voor stagemogelijkheden op (naam van de website.)
De tweede paragraaf verklaart de reden van de schrijver om zijn of haar verzoek aan de lezer te doen. Leg uit waarom u ervoor gekozen heeft om contact op te nemen met die specifieke lezer en hoe de gevraagde informatie als voordeel voor u zou kunnen dienen:
Aangezien jij de contactpersoon bent voor het stageprogramma, schrijf ik om meer informatie te vragen. Uiteindelijk ben ik op zoek naar een stageplaats om mijn vaardigheden en ervaring in het zorgen voor risicojongeren te verbeteren. Tot op heden omvatten mijn cursussen en ervaring (lijstcursussen, relatief vrijwilligerswerk, andere stages).
De laatste alinea zou de brief moeten verbinden met een uitdrukking van dankbaarheid voor de tijd en hulp van de lezer. De brief wordt meestal afgesloten met een gratis afsluiting, zoals 'Oprecht', gevolgd door de naam van de schrijver.
Gevraagd en ongevraagd
Onderzoeksbrieven komen als gevraagde of ongevraagde vragen. Gewenste informatieverzoeken komen het vaakst voor wanneer een bedrijf zijn product of dienst adverteert in de hoop dat het de nieuwsgierigheid van potentiële klanten opwekt. In gevallen waarin de consument het product niet zelf kan inspecteren, moet de consument contact opnemen met het bedrijf via een verzoek om een aanmaning. In een ongevraagde vragenbrief maakt de ontvanger geen voorafgaand aanbod van informatie. De afzender vraagt informatie op van een bron waarvan wordt aangenomen dat deze het antwoord heeft op een vraag, zonder een uitnodiging om dit van de bron te doen.
Gevraagd voorbeeld: subsidies en financiering
Veel stichtingen of bedrijven die beurzen aanbieden, geven de voorkeur aan het ontvangen van een brief van onderzoek voordat een volledig subsidievoorstel wordt ontvangen. Deze typisch gevraagde brief van onderzoek moet uw financieringsbehoefte volledig verklaren en kan het basisformaat van de drie alinea's overschrijden, maar mag niet meer dan drie pagina's bedragen. Afgezien van de basisinleiding, moet een succesvolle brief van onderzoek voor een subsidie of financieringsverzoek een korte beschrijving van uw organisatie bevatten, een verklaring van behoefte, de methodologie die u van plan bent te gebruiken om uw gewenste resultaat te bereiken en eventuele andere financieringsbronnen die u van plan om te profiteren van.
Unsolicited Example: Internships and Jobs
De meeste aanvraagbrieven voor banen en stages komen op een ongevraagde manier. Overweeg vragen te sturen als u een bedrijf bewondert en denkt dat u een wederzijds voordelige werkrelatie kunt delen. Begin uw brief door uzelf en uw interesse in werkgelegenheid bij hun bedrijf te introduceren. Follow-up door kort, in één of twee paragrafen, informatie te geven over uw kwalificaties en hoe u denkt dat ervaring in het bedrijf van de lezer zowel u als het bedrijf ten goede zal komen. Je voet tussen de deur krijgen met een bedrijf dat je bewondert, zorgt voor een lonende stage-ervaring. En wie weet? Als u een goede pasvorm hebt, kan dit leiden tot een stabiele positie.
