Een baanhulp is een geschreven hulpmiddel om de werkprestaties in realtime te leiden (wanneer dat nodig is). Sommige hulpmiddelen worden geschreven voor extra ondersteuning voor voorbeeldige prestaties door werknemers. Als een bepaalde functie bijvoorbeeld deel uitmaakt van een taakomschrijving, maar niet dagelijks wordt uitgevoerd, kan een hulpmiddel worden gebruikt dat informatie biedt over hoe het werk moet worden gedaan met het uiteindelijke succes. Job-aids bevatten informatie zoals checklists, voorbeelden van ingevulde formulieren en instructies. Deze informatie is eigenlijk een opfriscursus en kan ook worden beschouwd als een kookboek (stap voor stap instructies) type jobtool.
Items die je nodig hebt
-
Geschreven taakomschrijving en taaknormen
-
Voorbeelddocumenten, spreadsheets en geschreven instructies voor instructies
-
Computersoftwarepakket zoals Office 2007 Word of een groot 3-gats naslagwerk
Bekijk de functiebeschrijving en normen. U kunt die specifieke taakverantwoordelijkheden kiezen die minder vaak worden gedaan. Zo kunnen functioneringsgesprekken eenmaal per jaar worden uitgevoerd. Omdat dit niet vaak wordt gedaan, kan er daarom behoefte zijn aan een opfriscursus als de tijd rijp is om de beoordelingen voor te bereiden. Een werkhulp die gedetailleerde instructies geeft over hoe de beoordeling te voltooien met behulp van voltooide voorbeeldbeoordelingsformulieren en stapsgewijze instructies kan zeer nuttig zijn (zie Een jobhulp schrijven).
Gebruik veel voorbeelden, zoals voorbereide documentvoorbeelden, spreadsheets en checklists. Als een medewerker bijvoorbeeld eenmaal per kwartaal een back-up van de computer moet maken, kan er een stapsgewijze checklist zijn met alle benodigde informatie voor een geslaagde back-up. De checklist moet heel duidelijk zijn om verwarring te voorkomen.
Plan de ontwikkeling van de jobhulp om het optimale gebruik en de beste prestaties te verkrijgen. Het kan belangrijk zijn om de materiedeskundigen (personen die toppresteerders met uitstekende vaardigheden en ervaring zijn) toe te laten om te bepalen welke jobhulpmiddelen het meest nodig zijn. Bepaal ook welk formaat het hulpmiddel zal aannemen (checklist, stapsgewijze instructies, spreadsheet en documentvoorbeelden). Andere beslissingen zijn formaat (papier of software) en wie zal het job aid-project beheren (zie Performance Support Tools),
Voer een pilot uit (voer het programma uit naar een geselecteerde groep voor een bepaalde periode) om ervoor te zorgen dat de hulp bij het vinden van een baan helder, snel en gemakkelijk te gebruiken is. Beoordeel de jobhulp aan het einde van de toegewezen tijd om eventuele wijzigingen en verbeteringen aan te brengen voorafgaand aan een belangrijke "go-live" (uitrol van de jobhulp aan alle geschikte werknemers). Het elimineren van alle fouten en bugs in de jobhulp voorafgaand aan de release kan zorgen voor een meer succesvol project (zie Checklist voor het ontwerpen van effectieve job aid).
Tips
-
Betrek de juiste mensen bij het ondersteunen en aansturen van het hulpverleningsprogramma
Zorg voor materiedeskundigen en redacteuren om de materialen te beoordelen.
Vergeet niet om wijzigingen in de functieomschrijvingen bij te werken aan de jobhulp.
Waarschuwing
Gebruik de job-aid niet in plaats van training.
Reken er niet op dat werkhulp een oplossing is voor slechte prestaties.
