De beveiliging van de salarisadministratie en de medewerkers die met hen werken, is een voortdurende aandacht voor salarisadministrateurs en bedrijfsmanagement. Payroll-beveiliging omvat het implementeren en onderhouden van vertrouwelijkheid en beveiliging van de salarisadministratie, de salarisadministratie en het personeel van de payroll. De salarisadministrateur, boekhoudkundige manager of personeelsmanager kan de verantwoordelijkheid dragen voor de loonbeveiliging samen met het senior management. Het creëren van een zeer veilige en efficiënt georganiseerde salarisomgeving moet het doel zijn van elke payroll-afdeling.
Organisatie
Organisatie van de payroll-afdeling, personeel en processen is van vitaal belang voor de beveiliging van de loonadministratie. Een duidelijke commandostructuur, een logisch afdelingsorganisatieoverzicht en een duidelijke delegatie van salarisverantwoordelijkheden zijn noodzakelijk voor een veilige loonadministratie. Een manager, een payroll-verwerker, een specialist voor speciale salarissituaties, zoals loonbeslagorders en FMLA en werkgeversvergoedingen, medewerkersadministratiepersoneel en andere payroll-medewerkers moeten op de afdeling worden georganiseerd voor vertrouwelijke, efficiënte, veilige en wettelijk conforme loonverwerking.. Iedereen in de loonlijst moet duidelijk gedefinieerde verantwoordelijkheden hebben om beveiligingsinbreuken en mazen in de verwerking van loonlijsten te voorkomen en te elimineren.
Toegang beheren
Alle toegang tot payroll-papieren documenten, fysieke opslagbestanden, computers en computerrapporten en elke andere vorm van toegang moet strikt worden gecontroleerd en gehandhaafd om vertrouwelijke loonlijstinformatie te beveiligen. De verantwoordelijkheden van elke payrollmedewerker moeten door de payrollmanager worden beoordeeld om te bepalen welk toegangsniveau nodig is. Toegang tot fysieke loonlijstdocumenten zoals urenstaten, autorisaties verhogen, bonus- en commissiepapier en andere salarisdocumenten met gevoelige en vertrouwelijke financiële informatie moet worden beperkt tot alleen degenen die de transacties verwerken. Bestandskasten en computers met informatie over de salarisadministratie, gegevens en archieven moeten zich in beveiligde gebieden bevinden waar alleen personen met een veiligheidsverklaringen hun kunnen bekijken en ermee kunnen werken. Bijvoorbeeld, baliemedewerkers die alleen arbeidsuren invoeren in het computersysteem van de computer mogen geen toegang hebben tot de laatste indieningsprocessen of loon- en uitkeringsdocumentatie.
Documentprocedures
Payroll-procedures moeten grondig worden gedocumenteerd en gehandhaafd om de beveiliging van het loonproces en het personeel te waarborgen. De verantwoordelijkheden van elke payrollmedewerker moeten duidelijk worden gedefinieerd in hun functieomschrijving, in de loonprocedures die ze uitvoeren en in een standaardhandleiding voor de payroll-afdeling. Procedures moeten worden nageleefd, herzien wanneer iets verandert en minstens jaarlijks herzien of niet vaker om de integriteit van processen te beschermen en eventuele lacunes in de beveiliging te voorkomen.
Fysieke veiligheid
Fysieke beveiliging van salarisadministratie, bestanden, gegevens en systemen, evenals salarisfaciliteiten en personeel is van vitaal belang. De veiligheid van de lonen en de vertrouwelijkheid mogen niet in het gedrang komen om geld te besparen door de loonlijst bij de receptie te verwerken of door één loonwerker taken te laten uitvoeren zonder een dubbele controle uit te voeren. Bestandskasten moeten vergrendeld zijn met beperkte toegang. Kantoren, hoofdframes en desktopcomputers met salarisgegevens en verwerkingssoftware mogen zich niet in gemeenschappelijke ruimtes bevinden, maar op beveiligde locaties die gemakkelijk kunnen worden vergrendeld. Payrollmedewerkers moeten een werkomgeving hebben die is beveiligd tegen werknemers- en bezoekersverkeer en moeten eenvoudige manieren hebben om de informatie waarmee ze werken veilig te beveiligen, zodat ze niet onderhevig zijn aan boze of emotionele werknemers. Eventuele fouten in de salarisadministratie, discrepanties en grieven moeten duidelijke processen hebben en worden aangepakt door managers of supervisors, niet rechtstreeks met het personeel van de payroll.
