Een geïntegreerd boekhoudsysteem maakt gebruik van betaalbare en eenvoudig te gebruiken software. Zelfs kleine bedrijven kunnen een dergelijk systeem kopen, dat vele functies en functies bevat die zijn ontworpen om compatibel te zijn met elkaar. Een geïntegreerd systeem omvat vaak crediteuren, te ontvangen posten, vaste activa en een voorraadbeheermodule - allemaal met elkaar verbonden en met het grootboek.
Betekenis
Het belangrijkste kenmerk van een geïntegreerd boekhoudsysteem is dat informatie één keer wordt ingevoerd en wordt gedeeld met andere modules, waaronder het grootboek. Eén enkele informatiedatabase wordt gebruikt en geopend voor alle applicaties. Dit niveau van efficiëntie kan niet worden bereikt door een systeem dat niet is geïntegreerd, waarbij dezelfde gegevens mogelijk herhaaldelijk in verschillende modules moeten worden ingevoerd. Als u bijvoorbeeld een niet-geïntegreerde crediteurenmodule gebruikt, moet u journaalposten invoeren in het grootboek om wijzigingen in contanten, uitgaven en crediteuren te herkennen, een enorme last voor elke boekhoudafdeling.
Types
Geïntegreerde systemen kunnen worden ontworpen voor specifieke industrieën, zoals productie, waar de kostenberekeningsmodule is geïntegreerd met het grootboek en zorgt voor een gemakkelijke overdracht van informatie tussen de twee programma's. Soms worden programma's apart aangeschaft en later geïntegreerd. Grote bedrijven ontwikkelen vaak op maat gemaakte systemen in eigen beheer, die duurder zijn maar zeer goed werken met interne klantenservice en ondersteuning.
Voordelen
Het belangrijkste voordeel van een geïntegreerd boekhoudsysteem is de toename van de efficiëntie. Wanneer een verkoop bijvoorbeeld plaatsvindt, wordt de voorraad automatisch verlaagd, samen met de erkenning van de verkoop in het grootboek. Handmatige tussenkomst of een tweede stap in dit proces is niet nodig - alles gebeurt tegelijkertijd door het geïntegreerde systeem, een niveau van efficiëntie dat alleen bij dit soort software beschikbaar is.
overwegingen
Wanneer u geïntegreerde boekhoudsystemen evalueert, moet u op zoek gaan naar langetermijnoplossingen voor uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld van plan bent om online of in de detailhandel te verkopen, zorg er dan voor dat het systeem dat u selecteert, later aan deze behoeften kan voldoen zonder grote problemen. Overweeg bovendien de kosten op lange termijn van een dergelijk systeem, inclusief nieuwe versies en opleiding van het personeel. Als u een systeem aanschaft en de nieuwe versies niet krijgt met nieuwe functionaliteiten en updates, mist u misschien kansen voor efficiëntie in uw bedrijf.
