Nadat ze zijn voltooid, vervallen de W-9-formulieren van uw leveranciers, freelancers en aannemers niet. De IRS vereist echter dat ze worden vervangen wanneer specifieke informatie wordt gewijzigd, inclusief wijzigingen in namen, type bedrijfsentiteit of een ID-nummer van een belastingbetaler. Hoewel dit niet vereist is door de IRS, kan uw bedrijf bijgewerkte W-9-formulieren aanvragen voor het bijhouden van nauwkeurige gegevens van uw serviceproviders.
Tips
-
W-9-formulieren bevatten belangrijke belastinginformatie over de serviceproviders van uw bedrijf en verlopen niet. Bepaalde wijzigingen in informatie kunnen echter resulteren in een nieuwe W-9.
Het doel van een W-9
IRS W-9-formulieren worden door bedrijven gebruikt om informatie over belastingbetalers te verzamelen van niet-werknemers-serviceproviders. Financiële bedrijven gebruiken ook het W-9-formulier voor het melden van belastbare rente en dividenden die aan hun klanten worden betaald. De informatie die op het formulier wordt ingevoerd, wordt naar de IRS verzonden om de betalingen die het bedrijf heeft gedaan te documenteren aan freelancers, onafhankelijke contractanten en leveranciers die meer dan $ 600 hebben betaald voor diensten die in de loop van een kalenderjaar zijn uitgevoerd. De IRS vereist dat individuen het formulier invullen met hun naam, adres, fiscaal identificatienummer of sofinummer en een handtekening. Verkopers en onafhankelijke contractanten worden gevraagd naar de naam van hun bedrijf, het type bedrijfsentiteit, een werknemersidentificatienummer en de handtekening van een principaal. Alle serviceproviders moeten aangeven of ze zijn vrijgesteld of niet zijn vrijgesteld van back-up bronheffing.
Wanneer een nieuw W-9-formulier vereist is
Om ervoor te zorgen dat door een bedrijf gerapporteerde inkomsten overeenkomen met de informatie die is ingediend over de belastingaangiften van zijn dienstverleners, vereist de IRS de vervanging van een bestaand W-9-formulier onder enkele omstandigheden. Een nieuwe W-9 is nodig als de naam van een persoon verandert, zoals na het huwelijk; Voor een adreswijziging is echter geen W-9-vervanging vereist. Een andere reden zou zijn als een bedrijf van het ene type juridische entiteit naar het andere verandert. Als een eenmanszaak bijvoorbeeld verandert in een LLC, is een nieuw W-9-formulier vereist. Evenzo zou een wijziging van het ID-nummer van een belastingplichtige in een identificatienummer van de werkgever een vervangend formulier vereisen.
Wijzigingen in back-up-inhouding
De IRS kan een bedrijf opdracht geven om een percentage van het inkomen dat aan specifieke dienstverleners is betaald in te houden. Dit wordt back-up-inhouden genoemd. Er wordt geld ingehouden door het bedrijf en naar de IRS gestuurd om redenen die kunnen bestaan uit onvoldoende belastingbetalingen, een onjuist BTW-nummer of het ontbreken van een btw-nummer. De IRS heeft een nieuw W-9-formulier nodig wanneer een bedrijf opdracht krijgt om back-up inhouding in te stellen voor een freelancer, onafhankelijke contractant of leverancier. Het vervangingsformulier moet de verandering in back-up-inhouding van vrijgesteld naar niet-vrijgesteld aangeven.
