Bedrijfseigenaren gebruiken trainingsrapporten om de belangrijkste afhaalpunten van trainingsprogramma's bij te houden en samen te vatten. In de rapporten kan het jaarlijkse trainingsprogramma van een organisatie worden beoordeeld of kan worden gefocust op kleinere trainingssessies. Bedrijfsleiders gebruiken deze rapporten om te evalueren wat wel en niet werkt en om aanbevelingen voor verandering te ontwikkelen. Wanneer u een trainingsrapport schrijft, moet u basisformatteringscomponenten opnemen zodat de gegevens gemakkelijk worden geabsorbeerd.
Wat is een trainingsrapport?
Over het algemeen zal een trainingsrapport de positieve en negatieve aspecten van een trainingsprogramma evalueren nadat het evenement heeft plaatsgevonden. Daarom begin je met het definiëren van het trainingsprogramma met een omslagpagina met de naam, locatie en datum van de training. Vermeld de datum van het rapport, de naam van de auteur en contactgegevens in een tweede blok met informatie op de voorpagina. Afhankelijk van de duur van de training, zijn sommige rapporten noodzakelijkerwijs langer dan andere. Een jaarlijkse beoordeling van een wekelijkse multi-citytrainingsprogramma is langer dan een rapport over bijvoorbeeld een trainingsprogramma van twee uur. Lange rapporten bevatten een inhoudsopgave zodat lezers gemakkelijk door de gegevens kunnen navigeren.
Beschrijf de achtergrond en doelstellingen
Afhankelijk van de lengte van het rapport, kunnen de achtergrond en doelstellingen van het trainingsprogramma als afzonderlijke secties worden geschreven. Korte rapporten combineren vaak deze componenten. De achtergrondcomponent beschrijft een trainingsoverzicht en hoe informatie voor het rapport is verzameld. Rapporten kunnen feedback van trainers en deelnemersrecensies of enquêtes bevatten. Bepaal waarom de training plaatsvond en wat leiderschap wilde bereiken door middelen voor het programma toe te wijzen. Als het programma niet aangeeft waarom de training plaatsvond, is het niet mogelijk om goed te evalueren of de doelstellingen zijn bereikt.
Beschrijf de trainingsmethoden en -activiteiten
Voeg een verklaring toe voor hoe de training werd uitgevoerd. Beschrijf de inhoud van de presentatie, evenals de oefeningen van de deelnemersworkshops en de duur van elk ervan. Geef aan hoe leermiddelen werden gebruikt in de loop van het trainingsprogramma. Bespreek ook eventuele excursies die tijdens de training plaatsvonden.
Breek deze sectie in subsecties als de training uitgebreid was, gedurende langere perioden en over geografische gebieden werd uitgevoerd, of veel verschillende soorten activiteiten had. Een driedaagse workshop voor verkooptrainingen kan bijvoorbeeld gastsprekers zijn, een breakout-sessie voor verkoopmanager en een touwenparcours voor teambuilding. Elk van de sprekers, sessies en de touwenparcours worden uitgelegd in verschillende subsecties.
Maak een lijst van uw belangrijkste bevindingen en aanbevelingen
Aangezien de doelstellingen en methoden eerder zijn gedefinieerd, worden in deze sectie de belangrijkste afhaalpunten besproken. Bekijk de belangrijkste feedback die gebruikelijk is in enquêtes. Wees specifiek maar laat je niet te veel vasthouden aan details. De conclusies bespreken mogelijke implicaties voor de organisatie op basis van de belangrijkste bevindingen. Aanbevelingen een apart gedeelte maken. Vermijd het combineren van aanbevelingen met conclusies. Er kan enige overlap zijn met de ideeën die worden besproken in de belangrijkste bevindingen. Door aanbevelingen gescheiden te houden, kunnen lezers echter bondig informatie vinden om de organisatie productief vooruit te helpen.
Voeg ondersteunende documentatie toe
Voeg ondersteunende documenten toe, zoals kopieën van trainingsmateriaal, diapresentaties of agenda's. Deze informatie is aanvullend, maar helpt toekomstige planners van trainingsprogramma's om precies te zien waar nieuwe veranderingen tijdens de training kunnen worden geïmplementeerd.
