Bijna alle zakelijke voorstellen of applicaties van vandaag vereisen een begeleidende begeleidende brief. Afhankelijk van de context en het voorstel, kan de begeleidende brief variëren van een korte inleiding tot een grondige samenvatting van de inhoud van het voorstel. Wanneer u een begeleidende brief schrijft voor een formeel bod op een project, ken dan de essentiële componenten om uw brief op te laten vallen.
Inhoud
Een begeleidende brief voor een formele bieding voor een project moet professioneel lijken in alle opzichten en de zakelijke expertise van het bedrijf weerspiegelen. De begeleidende brief moet ten minste een verwijzing naar het project bevatten op naam en projectnummer, indien beschikbaar; de algemene voorwaarden van het bod, inclusief deadlines; en een volledige lijst van alle documenten en bijlagen die met de begeleidende brief zijn verzonden.
Lengte
De lengte van een sollicitatiebrief kan aanzienlijk variëren, afhankelijk van de grootte en specificaties van de opdracht. Hoewel het over het algemeen het beste is om zo kort mogelijk te zijn, moet u ervoor zorgen dat u alle benodigde informatie opneemt en de brief niet zo kort maakt dat het lijkt alsof u er maar weinig moeite voor doet om het te produceren.
Header informatie
Vermeld de datum waarop de begeleidende brief in uw kop is geschreven, samen met volledige contactgegevens. Vermeld de projectnaam en het projectnummer in de kop van uw brief en nogmaals in de hoofdtekst van de brief. Gebruik indien mogelijk briefpapier met briefhoofd, of op zijn minst kwalitatief goed bankpostpapier.
uitsluitingen
Gebruik geen "ingeblikte" brief omdat potentiële klanten dit kunnen oppikken. Neem de tijd om elke letter aan te passen. Vermeld niet specifiek de biedprijs in uw begeleidende brief, tenzij u wordt gevraagd dit te doen. Dit soort gedetailleerde informatie moet worden gereserveerd voor het bod zelf. Gebruik niet te veel technisch jargon. Streven naar professioneel, maar niet pretentieus.
