Internal Revenue Service Form W-9 wordt gebruikt om het identificatienummer van de belastingplichtige voor een persoon of bedrijf te verkrijgen. Bedrijven gebruiken dit formulier om TIN's voor nieuwe leveranciers te verkrijgen. Nadat een eerste IRS-formulier W-9 is verkregen, hoeven bedrijven geen bijgewerkte formulieren voor gevestigde leveranciers te verkrijgen; leveranciers zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van een bijgewerkt formulier W-9 als bepaalde informatie verandert.
W-9-informatie bijwerken
Een leverancier is verplicht om een bedrijf een nieuw formulier W-9 te verstrekken als de naam of het TIN voor de leverancier verandert. Als de bedrijfsstructuur van de leverancier zijn belastingvereisten wijzigt, moet bovendien een nieuw formulier W-9 worden verstrekt.
Gebruik van W-9
De IRS vereist dat bedrijven een formulier 1099 indienen om betalingen aan bepaalde leveranciers van meer dan $ 600 te melden. Formulier W-9 zorgt ervoor dat het bedrijf voldoende informatie heeft om indien nodig een formulier 1099-indiening in te dienen.
Vervang Formulieren
De IRS stelt bedrijven in staat hun eigen formulieren te gebruiken in plaats van formulier W-9 als het in wezen soortgelijke informatie opvraagt. Een bedrijf kan bijvoorbeeld zijn eigen leveranciersconfiguratieformulier maken en dit naar alle nieuwe leveranciers verzenden. Dit formulier kan zowel leveranciersinformatie bevatten die specifiek is voor het bedrijf, als de informatie op formulier W-9.
Formulier W-9 informatie
Formulier W-9 vraagt om een naam, postadres, belastingclassificatie en sofinummer of werkgeversidentificatienummer. Formulier W-9 of een equivalente vervanger moet ook van de verkoper eisen dat hij verklaart dat het opgegeven belastingidentificatienummer accuraat is, dat de verkoper een Amerikaanse staatsburger is en dat de verkoper niet onderworpen is aan back-up-inhouding.
sancties
Als een bedrijf een formulier W-9 opvraagt bij een leverancier en de leverancier niet voldoet, kan de verkoper een boete van $ 50 krijgen, tenzij de fout te wijten is aan een redelijke oorzaak in plaats van aan een nalatige nalatigheid. Een verkoper kan ook civiele en strafrechtelijke boetes oplopen als er valse informatie wordt verstrekt.
