Accountants willen betrouwbare informatie aan beleidsmakers verstrekken. In tegenstelling tot de kasbasisberekening, die inkomsten boekt wanneer contanten worden ontvangen en uitgaven wanneer ze worden betaald, worden op transactiebasis boekhoudkundige opbrengsten opgenomen naarmate ze worden verdiend en uitgaven op het moment waarop ze worden gemaakt. Om deze reden zijn rapporten die zijn opgesteld op basis van de accrual-basis van de boekhouding een betere indicator van de financiële positie van een bedrijf.
Overeenstemmend principe
Het matchingprincipe vereist dat opbrengsten worden opgenomen als dezelfde periode als de kosten die zijn gebruikt om ze te genereren. Dit kan leiden tot tijdsverschillen tussen wanneer een transactie wordt geregistreerd en wanneer deze een economische impact heeft op het bedrijf. Boekhoudsystemen beheren veel van deze tijdsverschillen per ontwerp. Zo worden debiteuren gebruikt om niet-geïnde inkomsten bij te houden. Over het algemeen zal een accrual-basissysteem opbrengsten herkennen aan het einde van de verdiencyclus, meestal de factuurdatum. Debiteuren stellen een bedrijf in staat opbrengsten te erkennen op de factuurdatum in plaats van op de betaaldatum.
Overlopende posten en oponthoudingen
Boekhoudsystemen doen goed werk bij het volgen van contanten, debiteuren en crediteuren, maar bij gebrek aan aanpassingen zouden er in de meeste bedrijven een groot aantal schendingen van het matchingprincipe zijn. Om deze reden maken accountants op- en uitgestelde boekingen aan het einde van de boekhoudperiode om rekening te houden met tijdsverschillen die standaard boekhoudprocedures niet verwerken. Overlopende posten versnellen de herkenning van een item, waarbij uitstellen de herkenning uitstelt.
Opbrengstoverboekingen
Opbrengsten op transactiebasis zijn bedoeld om de opname van verdiende maar nog niet geregistreerde debiteuren te versnellen. Een bedrijf accepteert bijvoorbeeld een contract dat drie maanden duurt, maar ze moeten worden betaald bij de voltooiing van het project. Ervan uitgaande dat het werk gelijkmatig verdeeld is over de drie maanden, zou 33 procent van de totale inkomsten elke maand moeten worden erkend. Een boeking op transactiebasis wordt gedaan om de inkomsten uit de winst-en-verliesrekening te verhogen en de opgelopen inkomsten op de balans te verhogen.
Kosten overlopende posten
Onkostende uitgaven versnellen de opname van een onkostenpost die nog niet op crediteurenadministratie is geboekt. Een bank kan bijvoorbeeld op de eerste van elke maand de leningrente van de vorige maand in rekening brengen. Aan het einde van de periode zullen accountants de rente opbouwen in de lopende periode door de rentelasten op de winst- en verliesrekening te verhogen en de opgelopen rente op de balans te verhogen.
Omkeringen omkeren
Overlopende posten worden gebruikt om items van de ene periode naar de andere te verplaatsen, maar vaak moeten ze worden teruggedraaid om te voorkomen dat het item twee keer wordt herkend. Zo zou bijvoorbeeld de eerder genoemde rente-opbouw moeten worden teruggedraaid. Op de eerste dag van de volgende rapporteringsperiode wordt een boeking gemaakt om de rentekosten te verlagen en de opgebouwde rente te verlagen met het bedrag dat is opgebouwd aan het einde van de vorige periode.
