Slecht nieuws overbrengen is niet eenvoudig, vooral als je een hekel hebt aan teleurstellende mensen. Op een bepaald punt in je carrière moet je misschien een ontkenningsbrief schrijven om een sollicitant te informeren dat zijn vacature niet succesvol was. Met de juiste aanpak kun je een brief schrijven die het slechte nieuws oplevert en toch beleefd blijft.
Begin de brief om de aanvrager te bedanken voor zijn tijd. De brief moet beginnen met "Geachte heer of mevrouw …" en bedankt namens de organisatie.
Vermeld de weigering op een duidelijke manier zodat geen verwarring blijft hangen voor de ontvanger. Gebruik geen positieve woorden om een negatieve zin te beginnen. Bijvoorbeeld: "We waren erg onder de indruk van uw cv, maar betreuren u dat u niet gekwalificeerd bent voor de functie." Wees duidelijk en beknopt zodat de ontvanger precies weet wat je bedoelt. Maak de brief niet langer dan nodig; breek het slechte nieuws zo snel mogelijk, terwijl je beleefd blijft.
Leg de redenen voor het besluit uit. Misschien was de taak al vol of was er een fout in de sollicitatiedocumenten. Het verstrekken van een reden voor de weigering is belangrijk als u de aanvrager wilt helpen om zijn kansen op succes in de toekomst te verbeteren of als u een gemakkelijk te herstellen fout wilt aangeven. Sommige bedrijven of personen bieden echter een retorische reden aan; dit is een optie om te voorkomen dat je de waarheid vertelt. Als de persoon bijvoorbeeld te laat was voor het interview of een slechte hygiëne leek te hebben, zou u retoriek moeten gebruiken in plaats van de ware reden te verklaren.
Sluit de brief met een beleefde zin en een briefje goodwill. Bijvoorbeeld: "We waarderen uw tijd en inspanningen tijdens het sollicitatieproces." Wens de kandidaat het beste in de toekomst en moedig een andere poging aan. Maak het einde niet lang en trek het risico dat het onoprecht lijkt.
Tips
-
Stuur de ontkenningsbrief tijdig op. Laat de persoon niet hangen voor een definitieve beslissing.
