Afscheid nemen is nooit gemakkelijk, of het nu gaat om een persoonlijke of professionele relatie die u verlaat. Maar wanneer u zich afzijdig houdt van uw klanten, ongeacht de reden, is het belangrijk om opzettelijk, transparant en tactvol te zijn terwijl u het nieuws deelt. Uw klanten hebben een belangrijke rol gespeeld in uw bedrijf en u moet ze als zodanig behandelen.
Maak een zinvolle brief
Afscheidbrieven aan klanten schrijven hoeft niet ingewikkeld te zijn. Maar het moet wel tijdig worden gedaan. Velen van ons snellen door eindes uit angst voor de emoties die zullen opkomen of ze zijn slecht gepland of overgeslagen volledig als we verder gaan in onze eigen richting. Het hoeft niet zo te zijn. Markeer de gelegenheid en eer de rol die uw klanten hebben gespeeld in uw bedrijf.
Ken je lezer
Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar het is belangrijk om duidelijk te zijn over de reden voor de correspondentie met klanten. Ga je failliet? Ga je met pensioen? Of elimineert u "probleem" -klanten van uw bedrijf? Heeft u een meer formele relatie met uw klanten of is het informeler? Als u duidelijk wilt weten naar wie de brief wordt gestuurd en naar uw relatie met hen, kunt u bepalen hoe u schrijft met de juiste problemen met spraakadressen.
Als u bijvoorbeeld afscheidsbrieven schrijft naar een groep ongewenste klanten, kunt u de zogenaamde zondebokbenadering gebruiken, die uw
Wees beknopt, maar warm
De kans is groot, wat uw reden ook is, uw brief zal van invloed zijn op uw klanten. Denk aan je bericht wanneer je je brief schrijft. Gebruik taal die duidelijk en beknopt is, maar gebruik een vriendelijke en aanspreekbare toon. U geeft informatie door aan uw klant en het is belangrijk om zo kort en bondig mogelijk te zijn. Lange uitleg met details is niet nodig;
Begraaf het nieuws niet
In professionele relaties moet in de eerste alinea van de afscheidsbrief van de klant duidelijk worden aangegeven dat de klantrelatie wordt beëindigd, de tijdlijn en de status van diensten worden overeengekomen in eerdere contracten of overeenkomsten. Door dit te doen, zet u de toon en maakt u uw correspondentie duidelijk. Proberen om de beëindiging te sugarcoaten of het slechte nieuws te begraven, zal de klant alleen maar verwarrend maken.
Bereid uw klanten voor op verandering
In gevallen waarin u afscheid neemt van uw klanten omdat u het bedrijf verlaat, moet u duidelijk zijn wat er vervolgens gebeurt. Klanten moeten aan het einde van de brief goed begrijpen waarom u vertrekt, uw tijdlijn en wat ze kunnen verwachten. Neem altijd een manier op waarmee uw klant contact kan opnemen met uw bedrijf en laat hen de volgende stappen kennen.
Het schrijven van een afscheidsbrief aan uw klant hoeft geen negatieve ervaring te zijn. Sterker nog, het kan uw geloofwaardigheid en professionaliteit vergroten. Houd het eenvoudig, beknopt en duidelijk en de kans is groot dat uw acties worden gewaardeerd.
