Een raad van bestuur, zoals elke werkgroep, heeft tijd en informatie nodig om een nieuw idee te absorberen en te overwegen. Of u nu een afdelingshoofd, een vrijwilliger, een consultant of een lid van het bestuur bent, enkele basisrichtlijnen zijn van toepassing wanneer u een nieuw idee presenteert. Een beknopte presentatie geven, anticiperen op mogelijke vragen, voldoende informatie verstrekken om besluitvorming mogelijk te maken en snel op zorgen reageren, kan het verschil maken tussen acceptatie en afwijzing van uw voorstel.
Organiseer informatie zo bondig mogelijk. Dit betekent dat u een overzichts- of samenvattingsblad boven aan uw materiaal kunt bieden, zodat bestuursleden in één korte lezing het nieuwe idee en de stuwkracht van uw presentatie kunnen begrijpen. Het Outline Business Plan dat wordt weergegeven op Planware.org biedt voorbeeldhoofdrubrieken die uw samenvattingsblad kunnen vormen (zie bronnen). Pas ze aan om uw voorgestelde idee en plan van aanval te illustreren. Pas de volledige omtrek aan zodat deze past bij de details van uw aanpak. Met een overzicht van één pagina en een overzicht van twee pagina's, heeft u de bestuursleden een compleet overzicht gegeven van het probleem, uw onderzoek en uw voorgestelde oplossingen. Materialen die volgen, kunnen onderwerpen uitdiepen in de volgorde van uw samenvatting. Hiermee kunnen lezers het volledige idee in een korte lezing lezen en helpen ze ook om uw presentatie zo in te delen dat deze past binnen de tijd die door het bord is toegewezen. Als u een paar minuten de tijd neemt, bekijk dan de samenvatting; bekijk het overzicht met een langere tijd. Met veel tijd ben je bereid om in detail met specifieke problemen om te gaan. Dit toont zowel uw vermogen om samen te werken als uw respect voor andere zaken die het bestuur moet uitvoeren.
Presenteer ideeën in verschillende vormen. Publiekspreekcoach Patricia Fripp merkt op dat sommige mensen zich herinneren wat ze horen, maar de meeste mensen onthouden wat ze zien. Als uw idee herbestemming van middelen, extra personeel of verbetering van marktaandeel betreft, overweeg dan om deze informatie bondig te presenteren met grafieken, grafieken en diagrammen. Met software zoals Microsoft PowerPoint of de verschillende grafische programma's die bij Pure-Mac worden vermeld, kunt u grafische informatie in gepolijste vorm presenteren (zie bronnen). Zorg voor grafische ondersteuning voor grafische afbeeldingen, zodat boardleden later grafieken en diagrammen kunnen bekijken.
Anticipeer en beantwoord logische vragen in je presentatiemateriaal. Verstrek kostenramingen, deel trainingsschema's of andere gegevens om het geprojecteerde succes van uw idee te ondersteunen. Op dit gebied is het anticiperen op vragen heel anders dan je idee verdedigen tegen aanvallen. Vermijd verdedigingsstrategieën zoals commentaar dat veel mensen denken dat het idee niet zal werken of logische vragen classificeren als bezwaren.
Reageer onverwacht op onverwachte vragen. De vragensteller bedanken voor zijn inzicht en toegeven dat je niet over alle gegevens of details in dat gebied beschikt, kan gepaard gaan met de belofte om binnen een week of een ander logisch tijdschema antwoorden te hebben. Volg door en voldoe aan de deadline. Informeer alle bestuursleden over de antwoorden, niet alleen de vraagsteller. Dit toont uw reactievermogen en uw verlangen om efficiënt te communiceren.
Bereid je voor om flexibel in te spelen op suggesties. Identificeer gebieden waar uw idee eenvoudig kan worden aangepast en gebieden waar dat moeilijk zal zijn.Dit zet je een stap vooruit in het reageren op bezwaren of zorgen.
Zorg voor voldoende ondersteunende informatie om besluitvorming mogelijk te maken. Vooral met nieuwe ideeën zullen leden van het bestuur informatie op hun eigen tempo willen beoordelen voordat ze een toezegging doen. Dit beoordelingsproces kan aanvullende vragen of opmerkingen opleveren. Materialen moeten een volledige uitdrukking van je idee bieden zonder zo overweldigend te zijn dat ze het besluitvormingsproces belemmeren. Lezers hebben bijvoorbeeld de drie kostenramingen die u hebt verkregen, samen met de bedrijfsnamen van mogelijke enquêtedirectors; maar op dit moment zijn ze niet bereid om een volledig spectrum van vragen door te nemen die de enquêtes kunnen bevatten, of om uw gedetailleerde correspondentie met elke dirigent. Een korte paragraaf over hun succes en tijdschema is voldoende; een gedetailleerde geschiedenis van elk bedrijf staat een basisbesluit over het al dan niet uitvoeren van een enquête in de weg.
Beëindig uw presentatie door het bestuur te bedanken voor het nemen van de tijd om uw idee te overwegen, ongeacht de initiële reactie. Met een beetje geluk kom je terug met meer ideeën en ben je blij voor een hartelijk welkom.
