Escrow-gelden zijn bedragen die door een koper of verkoper zijn gestort op een neutrale externe derdenrekening waar de fondsen worden aangehouden tot het moment waarop een escrow is voltooid. Fondsen die worden aangehouden op een geblokkeerde rekening worden beschouwd als tegoeden die worden aangehouden in trust. Ze mogen alleen worden uitbetaald na schriftelijke toestemming van alle partijen bij een escrow. Strikte regels zijn van toepassing op het type account waar ze moeten worden gehouden en op de archivering.
Items die je nodig hebt
-
Fictieve registratie van bedrijfsnamen
-
Federaal identificatienummer
-
Bedrijfsresolutie om een account in te stellen
-
Dubbel boekhoudsysteem met dochterboekjes
-
Eerste bankdeposito
Stel een Trust Account in
Neem contact op met een zakelijke bank over het instellen van een vertrouwensaccount. De meeste commerciële banken bieden deze service, evenals zakelijke banken. Het is een afzonderlijke account die alleen mag worden gebruikt voor ontvangen en uitbetaalde beheerde gelden. De meeste banken zullen vragen om een fictieve bedrijfsregistratie als het vertrouwensaccount is ingesteld in de naam van iemand anders dan een persoon. Ze vragen ook om een federaal identificatienummer voor het bedrijf. Dit wordt verkregen van de Internal Revenue Service. Als het account door een bedrijf wordt geopend, moet de bank een kopie van de bedrijfsresolutie aanvragen die het account autoriseert. Het account moet ook 'trust account' in de titel zeggen.
Maak de eerste storting op het escrow-account. Staatswetten verschillen wat betreft hoeveel geld kan worden gestort op een escrow-account door de eigenaar van het account. Dit om te voorkomen dat tegoeden tussen de eigenaar van de rekening en klantendeposito's worden samengevoegd. In Californië is de maximale storting op een trustrekening door een eigenaar bijvoorbeeld $ 200. Neem contact op met uw nationale overheidsdienst om de limieten te bepalen die van toepassing zijn.
Stel een administratiesysteem in voor de trustrekening. Het systeem moet een grootboek bevatten met daarin alle geld gestort en teruggetrokken van de rekening inclusief eventuele bankkosten en kosten. Het grootboek moet ook een bijkomend grootboek bevatten voor elke transactie die plaatsvindt. Als een escrow bijvoorbeeld wordt geopend op een thuisaankoop, moet deze een identificatienummer krijgen. Dit nummer wordt ingevoerd in het dochterboek, waarbij stortingen of onttrekkingen op die escrow afzonderlijk moeten worden geregistreerd in het grootboek.
Record-Keeping voor Escrow-fondsen
Stort de ontvangen escrow-gelden in het escrow-vertrouwensaccount. Geef klanten altijd een kopie voor de ontvangst van het geld dat ze u hebben gegeven en een kopie van de stortingsbon die is opgesteld door de bank. Bewaar ook een kopie van de aanbetaling voor uw administratie.
Maak een boeking in het grootboek waarin de ontvangen gelden worden weergegeven, en ook in het secundaire grootboek dat is toegewezen aan de specifieke transactie die betrekking heeft op de gestorte gelden.
Saldo alle dochterboeken per maand, zodat het totaal van alle dochterboekgrootten gelijk is aan de grootboeksaldo van de trustrekening.
Escrow-tegoeden uitbetalen en het account salderen
Verstrek geld door een cheque uit te schrijven tegen de rekening op de rekening die betaalbaar is aan degene die gemachtigd is om de gelden te ontvangen.
Maak een boeking in het grootboek waarin de uitbetaalde gelden en in het grootboek worden weergegeven met dezelfde uitbetaling.
Breng de rekening aan het eind van de transactie in evenwicht door ervoor te zorgen dat er een nulbalans wordt weergegeven in het grootboek voor de transactie. Als bijvoorbeeld tijdens de escrow een aanbetaling is ontvangen en gehouden voor een bedrag van $ 5.000, dan moet dit bedrag worden uitbetaald wanneer de transactie wordt afgesloten, zodat het saldo in de trustrekening voor die transactie nul is.
Na afloop van de maand kunt u de trustrekening opnieuw afstemmen met de bankrekening. Het saldo in de trustrekening moet bijvoorbeeld gelijk zijn aan het gecorrigeerde saldo van de bankrekening aan het einde van elke maand. Het gecorrigeerde saldo van de bankrekening is het eindsaldo per bankafschrift plus eventueel nog niet door de bank getoonde deposito's, verminderd met eventuele nog niet verrekende cheques door de bank.
Tips
-
Er zijn verschillende boekhoudsystemen beschikbaar die speciaal zijn ontworpen voor vertrouwensaccounts. Neem contact op met uw lokale accountant of CPA voor advies over het opzetten van een systeem voor het bijhouden van vertrouwensrelaties.
Waarschuwing
Zorg ervoor dat uw persoonlijke fondsen nooit samenkomen met fondsen voor trustaccounts. Dit betekent geen persoonlijk of bedrijfsgeld storten op een trustrekening of trustfondsen opnemen voor persoonlijk gebruik.
