Volgens voetballer David Beckham betekende "Het bij een club zijn die me steunde veel." Clubs zijn een geweldige manier om activiteiten en ondersteuning te delen met anderen met dezelfde interesses. Een van de belangrijkste stappen bij het creëren van een club is de vorming van een handvest. Het charter is ontstaan bij de oprichting van een club en schetst de regels en procedures die de club zal volgen. Dankzij een goed georganiseerd handvest kan de organisatie efficiënt werken en conflicten verminderen.
Een vergadering houden
Regel een bijeenkomst met geïnteresseerde personen om het handvest te maken. Plan de vergadering.
De vergadering bijwonen. Begin met de bespreking van het handvest. Laat iemand beslissingen nemen zoals ze gemaakt zijn.
Bepaal een naam voor de club. Neem suggesties op en stem dan op de favoriet.
Brainstorm het doel van de club. Noteer de ideeën. Werk samen met de ideeën om een doelverklaring te vormen. Noteer de resultaten.
Bepaal de posities van de clubbeambte. Mogelijke functies zijn president, vice-president, penningmeester en secretaris. Noteer de resultaten.
Brainstorm over de vereisten voor lidmaatschap. Werk samen om de lidmaatschapsvereisten te bepalen. Lidmaatschapsvereisten kunnen zijn: leeftijdsbeperkingen, lidmaatschapsbijdragen of andere vereisten. Noteer de resultaten.
Bepaal een reguliere vergaderlocatie. Noteer de resultaten.
Bepaal een schema met vergaderdatums en -tijden. Noteer de resultaten.
Brainstorm alle andere clubregels. Leg de ideeën vast en stem op elk idee. Noteer de resultaten.
Bekijk de chartercomponenten. Stel een vergadering in om te stemmen over het definitieve charter.
Verzamel een e-mailadres van elk lid. Vertel de leden dat het ingevulde charter vóór de volgende vergadering naar hen zal worden gemaild. Sluit de vergadering af.
Documentcreatie
Open een nieuw document op een computerverwerkingsprocessor. Noem het document iets dat het zal identificeren als het handvest van uw club.
Gebruik de opgenomen aantekeningen van de vergadering om het handvest te schrijven. Scheid en organiseer elke sectie in een overzicht.
Print het afgewerkte charter. Stuur het voltooide charter per e-mail naar leden om een voorbeeld van vóór de vergadering te bekijken.
Stemmen en conclusie
Woon de volgende vergadering bij. Houd een discussie over het handvest.
Lees elke sectie van het charter. Stem op het gedeelte. Als de sectie is afgewezen, stem dan over wijzigingen.
Lees het definitieve handvest als geheel. Stem op het handvest als geheel. Als het handvest niet slaagt, houd dan een discussie over wat er moet veranderen. Herhaal deze stappen totdat een definitief charter is goedgekeurd.
Sluit de vergadering af. Open een computer tekstverwerker en laad het opgeslagen charter. Breng wijzigingen aan in het charter van de vergadering. Druk het afgewerkte charter af voor clubrecords en e-mail het charter naar alle leden.
